كيفية بناء علاقة: دليل عملي للمحادثات اليومية والمهنية

العلاقة هي الشعور بأن شخصين على نفس الموجة، وأن المحادثة تبدو سهلة وليست مجهدة، وأن كلا الجانبين يثق في أن الآخر يستمع بالفعل. يصفه علماء النفس أحيانًا بأنه حالة من الاهتمام المتبادل والإيجابية والتنسيق: فالانتباه يعني أن كلا الشخصين يركزان على بعضهما البعض، والإيجابية تعني أن التفاعل يبدو دافئًا وليس حذرًا، والتنسيق يعني التدفق ذهابًا وإيابًا دون فجوات غريبة أو إشارات متقاطعة.

هذا التعريف مهم لأنه يفسر سبب اختلاف العلاقة عن الود البسيط. يمكنك أن تكون مهذبًا مع شخص ما دون أن يكون لديك أي علاقة معه إذا كانت المحادثة قاسية أو أحادية الجانب. يمكنك أيضًا بناء علاقة مع شخص لا توافق عليه، لأن العلاقة تدور حول كيفية تبادل وجهات النظر، وليس حول ما إذا كنت تشارك نفس الآراء أم لا. لا يزال من الممكن أن يكون هناك علاقة قوية بين زميلين يتجادلان حول قرار المشروع إذا كان الخلاف صادقًا وظل الاستماع حقيقيًا؛ لا يمكن أن يكون هناك زميلان لا يختلفان أبدًا على الإطلاق، إذا كان كل تبادل يبدو تحت حراسة وكتابة مكتوبة.

بناء العلاقة مهم بشكل يتجاوز المواعيد الأولى أو كاسحات الجليد. المدير الذي لديه علاقة مع فريقه يسمع عن المشاكل في وقت مبكر، لأن الناس يشعرون بالأمان عند إثارة هذه المشاكل قبل أن تتحول إلى مشاكل أكبر. مندوب المبيعات الذي يبني علاقة مع العميل يبرم المزيد من الصفقات، ليس بسبب النص، ولكن لأن العميل يثق في أن احتياجاته الفعلية يتم الاستماع إليها بدلاً من مطابقتها للحصة المحددة. يميل الموظف الجديد الذي يبني علاقة مع زملاء العمل في الأسابيع القليلة الأولى إلى الاستقرار بشكل أسرع والحصول على المزيد من الدعم عندما يحتاج إليه، وذلك ببساطة لأن الناس أكثر استعدادًا لمساعدة شخص يشعرون بالراحة معه بالفعل. إن العلاقة هي البنية التحتية الهادئة الكامنة وراء كل علاقة عمل تقريبًا، وهي تستحق التعامل معها على أنها مهارة وليست مسألة حظ أو شخصية.

من المفيد أيضًا أن نكون واضحين بشأن ما ليست عليه العلاقة. وليس مثل الإعجاب بالمعنى العام، وليس مثل الاتفاق. يمكنك بناء علاقة مع عميل صعب المراس أثناء مفاوضات متوترة، أو مع شخص غريب في رحلة طويلة لن تراه مرة أخرى أبدًا. ما يجعلها علاقة، وليس مجرد محادثة ممتعة، هو أن كلا الشخصين يغادران المحادثة وهما يشعران وكأنه تم سماعهما بالفعل.

يتم إجراء بعض المحادثات خلال الدقيقة الأولى، والبعض الآخر يظل متصلبًا بغض النظر عن المدة التي تستغرقها. يأتي جزء من التفسير من بحث أجراه علماء النفس سوزان فيسك، وآيمي كادي، وبيتر جليك، الذين وجدوا أن الناس يقيمون كل شخص يقابلونه تقريبًا من خلال بعدين: الدفء والكفاءة. يتم الحكم على الدفء أولاً ثم يتم الحكم عليه بسرعة، غالبًا في غضون ثوانٍ، وهو يجيب على سؤال بسيط: هل هذا الشخص لديه نوايا حسنة تجاهي؟ الكفاءة مهمة أيضًا، ولكن الدفء هو ما يفتح الباب للتواصل في المقام الأول. المحادثة التي تشير إلى الكفاءة دون الدفء، وكل الحقائق وعدم الاهتمام بالشخص الآخر، تميل إلى الشعور بالإعجاب ولكنها بعيدة. وهذا هو السبب في أن العرض التقديمي الرائع لا يزال من الممكن أن يترك الغرفة باردة، في حين أن العرض التقديمي الأبسط بكثير، الذي يتم تقديمه باهتمام حقيقي للجمهور، يبني علاقة لم تفعلها النسخة المصقولة من قبل.

العامل الثاني هو التشابه. لقد وثق علماء النفس الاجتماعي منذ فترة طويلة ما يسمى أحيانا تأثير انجذاب التشابه: حيث يتقبل الناس بشكل أسرع الآخرين الذين يبدو أنهم يشاركونهم خلفيتهم، أو اهتماماتهم، أو أسلوب تواصلهم. ولهذا السبب، يكتشف شخصان غريبان أنهما نشأا في نفس المدينة، أو يدعمان نفس الفريق الرياضي، غالبًا ما يرتاحان على الفور تقريبًا. لا تحتاج إلى تصنيع أوجه تشابه زائفة لاستخدام هذا. عادةً ما يكون الاستماع الصادق لنقطة تداخل حقيقية وتسميتها بصوت عالٍ كافيًا لتحويل المحادثة من الحذر إلى المريح.

العامل الثالث هو ببساطة الاهتمام. المحادثات التي تفشل في كثير من الأحيان هي محادثات يكون فيها شخص واحد مشتتًا بمهارة، أو يلقي نظرة خاطفة على الهاتف، أو يستمع نصفًا أثناء التخطيط للنقطة التالية، أو يجيب بطريقة لا ترتبط تمامًا بما قيل للتو. ولا يتطلب أي من هذه النوايا السيئة. إنهم يشيرون بهدوء إلى الشخص الآخر بأنه لا يتم الاستماع إليهم بشكل كامل، وهو عكس ما تتطلبه العلاقة.

هناك أيضًا عنصر التوقيت الذي يتم التغاضي عنه. تميل العلاقة إلى البناء بشكل أسرع في أول تبادل أو اثنتين من المحادثة، قبل أن يستثمر أي شخص الكثير، وهو بالضبط عندما تؤدي الأخطاء الصغيرة، أو المقاطعة، أو فحص الهاتف، أو إعطاء رد صريح من كلمة واحدة، إلى حدوث أكبر قدر من الضرر. نفس الخطأ الذي تم ارتكابه بعد عشرين دقيقة من محادثة دافئة بالفعل بالكاد يتم تسجيله. إن معرفة أن اللحظات الأولى تحمل وزنًا أكبر يمكن أن تساعدك على تركيز انتباهك حيثما يهم بالفعل.

الاستماع الفعال هو الطريقة الوحيدة الأكثر موثوقية لبناء علاقة مع شخص ما، لأنه يجيب بشكل مباشر على السؤال الذي يطرحه الجميع دون وعي في محادثة جديدة: هل هذا الشخص يهتم بي بالفعل؟ تعمل الحلقة التالية المكونة من أربع خطوات في أي مكان تقريبًا، بدءًا من محادثة القهوة وحتى مكالمة العميل، وهي تعمل على وجه التحديد لأنها لا تتطلب الكاريزما، بل الاهتمام فقط.

لا تتطلب العلاقة الاتفاق، ومحاولة فرض الاتفاق لتجنب الاحتكاك عادة ما تأتي بنتائج عكسية، لأنها تعتبر غير صادقة. النهج الأكثر موثوقية هو فصل الاعتراف بوجهة نظر ما عن تأييدها. إن قول "أستطيع أن أفهم سبب وصولك إلى هناك، في ضوء ما تتعامل معه" يبني علاقة حتى أثناء شرح وجهة نظر مختلفة، لأنه يوضح أنك فهمت بالفعل موقفهم قبل الرد عليه.

يكون هذا الأمر أكثر أهمية في الخلافات المهنية، ومناقشة الميزانية، وتضارب المواعيد، والاختلاف في الإستراتيجية، حيث يكون الإغراء إما التنازل بسرعة كبيرة جدًا أو الجدال مع الشخص الآخر تمامًا. إن تسمية الخلاف بوضوح، "أعتقد أننا نرى هذا بشكل مختلف، هل يمكنني شرح كيفية وصولي إلى رقمي؟"، يميل إلى الحفاظ على العلاقة بشكل أفضل من التظاهر بأن الخلاف لا يحدث على الإطلاق.

في عام 1999، نشر عالما النفس تانيا تشارتراند وجون بارج مجموعة من الدراسات المعروفة الآن حول ما أطلقوا عليه اسم تأثير الحرباء: حيث يقوم الأشخاص دون وعي بتقليد وضعية بعضهم البعض، وإيماءاتهم، وأنماط كلامهم أثناء محادثة طبيعية، وكلما زاد عدد هذه المحاكاة، كلما أبلغ شركاء المحادثة عن إعجابهم ببعضهم البعض بعد ذلك. إن مطابقة نبرة شخص ما ولغة جسده ليست خدعة تلاعب. إنه ببساطة جعل تلك المحاكاة الطبيعية أكثر تعمدًا.

يعد العثور على أرضية مشتركة أحد أسرع الطرق لبناء علاقة مع شخص لا تعرفه بعد، لأنه يمنح كلا الشخصين سببًا للاسترخاء. الحيلة هي أن الأرضية المشتركة نادراً ما تحتاج إلى أن تكون دراماتيكية. تعمل التداخلات الصغيرة والحقيقية تمامًا مثل التداخلات الكبيرة.

يحمل بناء العلاقة في العمل مجموعة مختلفة قليلاً من القيود مقارنة بالدردشة غير الرسمية، نظرًا لوجود مهمة أو تسلسل هرمي أو موعد نهائي في الخلفية عادةً. هذا لا يجعل العلاقة أقل أهمية. إذا كان هناك أي شيء، فهو يجعله أكثر قيمة، لأن الثقة التي يتم بناؤها مبكرًا تميل إلى جعل كل محادثة لاحقة، وردود الفعل، والتفاوض، والخلاف، أسهل.

غالبًا ما تبدأ العلاقة مع المدير بإظهار اهتمام حقيقي بأولوياته، وليس فقط إنجازاتك الخاصة. إن سؤالك عما يشغل معظم انتباههم حاليًا، والاستماع فعليًا إلى الإجابة، يشير إلى أنك تراهم كشخص يتنقل تحت الضغط، وليس مجرد خطوة موافقة في سير عملك.

مع العميل، عادة ما يتم بناء العلاقة بشكل أسرع عندما تبطئ قبل العرض. إن طرح سؤال حقيقي حول موقفهم المحدد، والرجوع إلى ما سمعته قبل تقديم الحل، يوضح أنك تحل مشكلتهم الفعلية بدلاً من تشغيل برنامج نصي عام. يمكن للعملاء عادةً معرفة الفرق بين مندوب المبيعات الذي يقرأ عرضًا تقديميًا ومن قام بتعديل المحادثة بناءً على ما قالوه بالفعل.

مع زميل جديد في العمل، تنجز لحظات صغيرة منخفضة المخاطر معظم العمل: تعليق في المدخل، وإحباط مشترك بشأن بطء النظام، وتسجيل وصول سريع قبل بدء الاجتماع. تبدو هذه اللحظات بسيطة على المستوى الفردي، لكنها تتراكم في نوع من الألفة الذي يجعل المحادثات الأكبر والأصعب أسهل في المستقبل.

تجعل مكالمات الفيديو كل هذا أكثر صعوبة بعض الشيء، نظرًا لأن الكثير من الإشارات الصغيرة التي تبني العلاقة الشخصية، والوضعية، والتوقيت الدقيق، والنظرة المشتركة، يتم تسطيحها بواسطة الشاشة. إن فتح مكالمة لمدة ثلاثين ثانية من المحادثة الحقيقية قبل القفز إلى جدول الأعمال، والنظر فعليًا إلى الكاميرا بدلاً من نافذة المعاينة الصغيرة، يسد بعضًا من هذه الفجوة. من السهل اكتشاف الاهتمام الصامت أثناء المكالمة؛ فالزميل الذي يقوم بمهام متعددة بشكل واضح أثناء اجتماع الفيديو لا يبني أي علاقة على الإطلاق، بغض النظر عن مدى ودوده عندما يتحدث.

في جميع الحالات الأربع، الطريقة الأساسية هي نفس الطريقة المذكورة أعلاه: استمع للتفاصيل، وعكسها مرة أخرى، وطابق النغمة بشكل مناسب، وابحث عن نقطة تداخل حقيقية. تضيف الإعدادات الاحترافية فقط طبقة من السياق والأدوار والحوافز والمواعيد النهائية والشاشات التي يجب أن تكون على دراية بها أثناء تطبيقها.

تعمل بعض العادات ضد العلاقة حتى عندما تكون النية وراءها جيدة.

إعادة التوجيه بسرعة كبيرة هي الأكثر شيوعًا. إذا شارك شخص ما شيئًا ما وقمت على الفور بالتركيز على قصتك ذات الصلة دون الاعتراف بقصته أولاً، فقد يبدو الأمر مهتمًا بالتحدث أكثر من الاستماع، حتى لو لم يكن هذا هو القصد. زميل العمل الذي يذكر أسبوعًا عصيبًا، ثم يسمع أنك تبدأ مباشرة في أسبوعك القاسي، غالبًا ما يبتعد وهو يشعر بأنه غير مسموع بدلاً من التعاطف معه.

الإفراط في الاتفاق هو أمر أكثر دقة. إن الإيماء برأسك باستمرار والموافقة على كل شيء يمكن أن يبدو أقل شبهاً بالألفة وأكثر شبهاً بإرضاء الناس، لأن العلاقة الحقيقية تتسامح مع بعض الخلاف دون انقطاع. يمكن للمحادثة التي لا يتراجع فيها أحد الأشخاص مطلقًا أن تشعر بالفراغ بدلاً من الدفء، لأن الشخص الآخر يمكن أن يشعر أنه لا يحصل على رد فعل صادق.

إن فحص الهاتف أثناء المحادثة، ولو لفترة وجيزة، يشير إلى تقسيم الانتباه بطريقة يصعب التراجع عنها بالكلمات بعد ذلك. وينطبق الشيء نفسه على مسح الغرفة بينما يكون شخص ما في منتصف الجملة؛ فهو يشير إلى أن هناك شيئًا آخر يحظى باهتمامك، بغض النظر عما تقوله بصوت عالٍ.

الإفراط في الثناء هو شيء آخر يستحق المشاهدة. الدفء الحقيقي يبني العلاقة. سلسلة من المجاملات العامة التي يتم تقديمها في وقت مبكر من المحادثة، قبل أن يكون هناك ما يكفي من التبادل لجعلها تشعر بأنها تستحق، يمكن أن تظهر على أنها تملق وليس صدق، ويميل التملق إلى خفض الثقة بدلاً من رفعها.

أخيرًا، فإن التعامل مع كل تفاعل على أنه معاملات، وعدم الاستعداد إلا عندما تحتاج إلى شيء ما، يميل إلى أن يتم ملاحظته بمرور الوقت. يتم بناء العلاقة فقط عندما يكون الأمر مناسبًا ونادرًا ما تصمد عندما تكون مهمة بالفعل، حيث يتذكر الناس عمومًا من أبدى اهتمامًا قبل أن يكون هناك أي فائدة منه.

لا يوجد جدول زمني محدد، لكن الأبحاث التي أجريت على الانطباعات الأولى تشير إلى أن القراءة الأولية، سواء بدا الشخص ودودًا وجديرًا بالثقة، تحدث خلال الثواني القليلة الأولى من التفاعل. هذا لا يعني أن العلاقة قد تم بناؤها بالكامل بهذه السرعة. وهذا يعني أن الباب إما أن يفتح أو يظل نصف مغلق على الفور تقريبًا، وما يحدث بعد ذلك يحدد ما إذا كان سيُفتح أكثر أم لا.

يتم بناء بعض العلاقات في محادثة واحدة: محادثة جيدة عبر شبكة التواصل، أو مكالمة قوية مع العميل الأول، أو نكتة تلقى قبولًا جيدًا مع زميل جديد في العمل. العلاقة الأعمق، من النوع الذي يأتي إليك فيه شخص ما بمشكلة حقيقية أو يتراجع عن فكرتك دون القلق بشأن العلاقة، عادةً ما تستغرق تفاعلات متكررة على مدار أسابيع، وليس محادثة واحدة مثالية.

والخلاصة العملية هي التوقف عن التعامل مع العلاقة كشيء يمكنك تثبيته أو تفويته في تبادل واحد. تعامل معه كشيء تضيفه إلى القليل في كل تفاعل: سؤال متابعة جيد هنا، ولحظة واحدة من الاستماع الصادق هناك. إنه يتراكم بشكل أسرع مما يتوقعه معظم الناس بمجرد القيام بذلك باستمرار.

مثل معظم مهارات المحادثة، فإن بناء العلاقة يتحسن مع التكرار أكثر بكثير من القراءة عنها. إن العادات الموضحة هنا، والتي تعكس ما سمعته، ومطابقة النغمات، وإيجاد أرضية مشتركة، هي بسيطة بشكل فردي ولكنها تتطلب تدريبًا حقيقيًا لاستخدامها بسلاسة تحت الضغط، خاصة في المحادثة المهنية حيث تبدو المخاطر أكبر.

يمنحك SayNow AI مكانًا لإجراء هذه الممارسة قبل أن يصبح الأمر مهمًا. بدلاً من تجربة هذه العادات للمرة الأولى في مكالمة حقيقية مع عميل أو في وظيفة جديدة، يمكنك التدرب على سيناريوهات التواصل أو الحديث القصير أو التواصل مع العميل والحصول على سيناريوهات فعلية تجبرك على الاستماع والتفكير والتعديل في الوقت الفعلي، وليس مجرد تذكر الخطوات بعد ذلك. يؤدي تكرار السيناريو عدة مرات، ثم تجربة نسخة مختلفة قليلاً، إلى بناء نفس الغريزة المرنة التي تتطلبها المحادثات الحقيقية.

طريقة بسيطة للبدء: اختر عادة واحدة من هذا الدليل، وراجع التفاصيل قبل الرد، على سبيل المثال، واستخدمها عمدًا في ثلاث محادثات منفصلة هذا الأسبوع. لاحظ التغييرات، وليس مدى شعورك بالراحة، ولكن ما إذا كان الشخص الآخر قد انفتح أكثر قليلاً، أو بقي لفترة أطول قليلاً، أو شارك شيئًا أكثر تحديدًا قليلاً مما يفعل عادةً.

هذا هو ما يخلص إليه تعلم كيفية بناء العلاقة: عدد قليل من العادات، تمارس باستمرار، حتى تتوقف عن الشعور وكأنها تقنية وتبدأ في الشعور بالطريقة التي تتحدث بها بشكل طبيعي مع الناس.