كيفية إجراء محادثات صعبة مع الموظفين: نصوص للأداء والسلوك والنزاعات والتسريحات

الغريزة للتأخير منطقية في تلك اللحظة. تسمية المشكلة بصراحة تبدو أكثر خطورة من الأمل في أن تحل نفسها بنفسها، وقلة من المديرين تلقوا تدريباً على ما يجب أن يقولوه فعلاً. لذا تحصل مشكلة الأداء على تعليق غامض بالمرور. تُتجاهل مشكلة السلوك حتى تؤثر على شخص آخر. ينحاز النزاع بين موظفين بدلاً من معالجته.

تكلفة هذا التأخير تتراكم. فجوة أداء كان يمكن تصحيحها في عشر دقائق من المحادثة في الأسبوع الأول تصبح نمطاً موثقاً في الأسبوع السادس، وأصعب في الإصلاح وأصعب في النقاش دون أن يشعر الموظف بالمفاجأة. تلاحظ الفرق أيضاً عندما يتجنب المدير المشكلة الواضحة في الغرفة، وهذا يسقط الثقة أسرع مما قد تحقق محادثة محرجة لكن صريحة.

محادثات صعبة مع الموظفين تبقى صعبة طالما بقيت غير مُمارسة. المديرون الذين نطقوا الكلمات بصراحة من قبل، حتى لو مرة واحدة فقط في إعداد منخفض الرهانات، يدخلون النسخة الحقيقية بتردد ملحوظ أقل. تعلم كيفية إجراء محادثات صعبة مع الموظفين أقل عن موهبة طبيعية للمواجهة وأكثر حول وجود هيكل تستند عليه عندما تسكت الغرفة ويكون دورك للتحدث أولاً.

التحضير هو ما يفصل محادثة تنجح عن محادثة تنزلق إلى ذهاب وإياب غامض. معظم المديرين الذين يقولون أن محادثة "ساءت" دخلوا دون تحديد أي من الأشياء الثلاثة أدناه، وهذا عادة السبب الحقيقي لفشلها، وليس نقص الشجاعة في تلك اللحظة.

محادثات الأداء تفشل في الغالب لأن المدير يصف الشعور بدلاً من السلوك. "تحتاج إلى بذل جهد أكبر" لا يعطي الموظف شيئاً يعمل عليه، وعادة ما يتم تلقيه كمزاج بدلاً من التعليمات. محادثة تربط موقفاً محدداً والسلوك الملاحظ وتأثيره تعطي شيئاً محسوساً للتغيير، وهي أعلى عادة ذات تأثير نفوذي واحد في كيفية إجراء محادثات صعبة مع الموظفين حول الأداء بشكل خاص.

محادثات السلوك، النبرة في الاجتماعات، كيف يعامل شخص ما زميل عمل، كيف يستجيب للدفع، أصعب من محادثات الأداء لأنها يمكن أن تبدو وكأنها حكم على الشخصية بدلاً من ملاحظة على إجراء محدد. الإصلاح هو الحفاظ على اللغة مقفلة على ما تم ملاحظته.

"في اجتماع التخطيط أمس، عندما أثارت برياء مخاوف حول الجدول الزمني، قلتِ لها أنها تبالغ في رد الفعل أمام المجموعة. أحتاج إلى الحديث عن هذا بشكل محدد." هذا يسمي لحظة واحدة بدلاً من نمط يدل على من هو شخص ما، مما يجعلها أسهل بكثير على الموظف ليسمع دون أن يصبح دفاعياً.

اتبع الملاحظة بالتأثير، وليس الاتهام: "ذكر زوجان بعد ذلك أنهم يترددون الآن في إثارة المخاوف في تلك الاجتماع." ثم كن مباشراً حول التغيير الذي تحتاجه: "أحتاج إلى معالجة الخلافات دون رفض الشخص الآخر، حتى عندما تعتقد أنهم مخطئون." أغلق بسؤال حقيقي، وليس بلاغي، حتى تتسع المحادثة لتصبح تبادلاً ثنائي الاتجاه بدلاً من محاضرة. شيء مثل "ما رأيك فيما حدث؟" يعطي الموظف فرصة حقيقية لإضافة السياق الذي قد تفقده، وينقل أن المحادثة تصحيح، وليس حكماً أصدر دون أي إدخال منهم.

محادثات القيادة الصعبة تتغير بالكامل عندما يكون هناك شخص ثالث في الغرفة. لا تعود تسلم رسالة، أنت تدير وجهتي نظر في آن واحد، والغريزة للحكم حول من محق تفشل دائماً تقريباً.

ابدأ بلقاء كل شخص على حدة قبل المحادثة المشتركة، واسأل نفس السؤال لكليهما: "ما الذي تحتاجه لتشعر بالحل؟" هذا السؤال يكشف الطلب الفعلي، الذي غالباً ما يكون أصغر مما يجعله النزاع يبدو.

في الجلسة المشتركة، حدد الإطار قبل أن يتحدث أي شخص: "نحن هنا لإيجاد طريقة للعمل معاً في المستقبل، وليس لإعادة نقاش من بدأ بها." أعطِ كل شخص وقتاً لا تقطعه لوصف جانبهم، عكس ما سمعته قبل الانتقال إلى الشخص الآخر، وانته بموافقة محددة يقولها الشخصان بصراحة، وليس واحدة تلخصها لهم. الاتفاقيات التي تأتي من الموظفين أنفسهم تستمر أفضل من تلك التي أصدرها المدير.

قاعدة مفيدة عندما تكون الذي يجري محادثات قيادة صعبة بين شخصين يرفعان إليك: ابقَ بعيداً عن تقرير من كان مذنباً أكثر. هذا الدور يحولك إلى قاضٍ، وعادة يترك شخصاً واحداً يشعر وكأنه خسر حتى عندما يتم حل المشكلة الأساسية. وظيفتك هي العملية، وليس الحكم.

محادثات العبء الوظيفي تجلس في منطقة رمادية بين الأداء والدعم، ومعاملتها كمشكلة أداء بحتة عادة ما تفتقد ما يحدث فعلاً. ابدأ بسؤال مفتوح حقيقي: "لاحظت أن الأشياء تصل في وقت لاحق من المعتاد. صف لي ما يبدو عليه أسبوع نموذجي الآن."

هذه الإجابة تخبرك ما إذا كنت تتعامل مع مشكلة أولويات أو نطاق غير واقعي أو فجوة مهارات مقنعة كمشكلة وقت. إذا كان العبء الوظيفي نفسه هو المشكلة، قلها بوضوح: "بالنظر إلى ما على صحنك، أعتقد أننا أعطيناك أكثر مما يستطيع شخص واحد بشكل معقول أن يحمله. دعنا نتضح ما ينزل من قائمتك." تسمية عدم التطابق مباشرة، بدلاً من ترك الموظف يمتص اللوم على المسلمات المفقودة تحت عبء غير معقول، هي عادة اللحظة التي تقوى الثقة أو تنكسر في هذا النوع من المحادثة.

إذا كان السبب الجذري أقرب إلى مشكلة مهارات أو تركيز، كن موضوعياً أيضاً حول ذلك، وحدد نقطة تحقق ملموسة بدلاً من تركها كـ "دعنا نرى كيف يسير الحال". في كلتا الحالتين، أغلق بالسؤال عما سيساعد فعلاً هذا الأسبوع، وليس الربع المقبل. محادثة عبء وظيفي تنتهي بتشخيص فقط وبدون خطوة تالية تميل إلى أن تكرر نفسها خلال شهر.

محادثات التسريح تحمل وزناً الآخرون لا يفعلون، والغريزة لتليين الرسالة بسياق إضافي عادة ما تجعلها أسوأ، وليس أفضل. الوضوح، المسلم بالاحترام، أرق من مقدمة طويلة تترك الموظف يخمن ما يقال فعلاً. هذه أيضاً المحادثة حيث النص يهم بشكل أكثر، لأن العاطفة تحت الضغط تميل إلى دفع الناس تماماً نحو التسليم الغامض والمطول الذي يسبب أكثر الضرر.

حتى محادثة مستعدة بشكل جيد يمكن أن تسير بشكل مختلف عما هو متوقع. معرفة كيفية التعامل مع محادثات صعبة في العمل عندما يرد الشخص الآخر أو يبقى صامتاً أو يصبح مرئياً غاضباً مهمة كما هو حال سطر الفتح.

إذا أصبحوا دفاعيين، تجنب الرغبة في تكرار نقطتك بصوت أعلى أو إضافة المزيد من الأدلة. بطء بدلاً من ذلك: "أسمع أن هذا يبدو غير عادل. أخبرني المزيد عن كيفية رؤيتك لها." هذا ليس تنازلاً عن النقطة، إنه يخلق مساحة لوجهة نظرهم قبل أن تطلب منهم سماع لك مرة أخرى.

إذا بقوا صامتين، لا تملأ الصمت من أجلهم. "خذ ثانية إذا كنت بحاجة إليها" يعطيهم مساحة دون أن تتوقف المحادثة بحرج. إذا ارتفعت العواطف، من الجيد أن تأخذ استراحة: "لنأخذ فترة راحة قصيرة ونستأنف في عشر دقائق" هو تحرك شرعي، وليس فشلاً.

هذا هو بالضبط نوع اللحظة التي تؤتي الممارسة ثمارها، لأن الكلمات التي تبدو طبيعية في رأسك نادراً ما تخرج بنفس الطريقة تحت ضغط حقيقي. يسمح SayNow AI للمديرين بممارسة هذه السيناريوهات بالضبط بصراحة، دفاع الأداء، وساطة نزاع مشدود، محادثة التسريح، قبل أن يحدث الحقيقي، مع التعليقات على الوتيرة والنبرة والوضوح حتى المحادثة الفعلية لا تضطر أن تكون أول مرة تقول فيها الكلمات.

ليس من المقصود أن أي من النصوص أعلاه تقرأ كلمة حرفية في الغرفة. إنها شكل بدء. المديرون الذين يحسنون كيفية إجراء محادثات صعبة مع الموظفين بمرور الوقت هم من يكيفون هذا الشكل مع صوتهم الخاص من خلال التكرار، وليس من يحفظون نصاً ويأملون أن ينجو من التلامس مع شخص حقيقي عبر الطاولة.