כיצד לנהל ישיבה: מדריך שלב אחר שלב למנהלים וראשי צוותים

יש הבדל בין קביעת מועד לישיבה להנהלת ישיבה. קביעת מועד היא לוגיסטיקה: בחירת זמן, שליחת ההזמנה, שיתוף קישור. ניהול הוא עבודה שונה לחלוטין. זה אומר שלישיבה יש בעלים שאחראים למה שקורה בחדר, לא רק בשאלה אם החדר קיים.

מנהל ישיבה עושה שלוש דברים שאף אחד אחר בישיבה לא אחראי עליהם: הם מחליטים מה הישיבה צריכה להפוקד לפני שהיא מתחילה, הם מנהלים את זרימת מי מדבר וכמה זמן בעודה מתרחשת, והם מוודאים שמשהו משתנה כי הישיבה התחוללה. היעדר אחד מאלה ואתם מקבלים את הישיבה שאנשים מתלוננים עליה - זו שיכלה להיות דוא"ל, או זו שבה שלוש אנשים דברו כל הזמן ואנשים אחרים פתחו את הלפטופ שלהם.

הבחנה זו משמעותית יותר למנהלים חדשים וראשי צוותים מכמעט כל כישרון תקשורת אחר שיתבקשו להם לבצע, כי ניהול ישיבות נדיר שעוד כלול בהכשרה לניהול. קורסי כישרונות הצגה מלמדים אתכם כיצד להחזיק חדר במשך עשרים דקות. הם לא מלמדים אתכם כיצד להיות שופט בחילוקי דעות בין שני מהנדסים בנושא ארכיטקטורת מסד נתונים, או כיצד לגרום למשתתף ספק לומר מה הם באמת חושבים על תוכנית שהם פרטית לא מסכימים איתה. אלה כישרונות יתרון, והם מה שמפריד בין מישהו שמנהל ישיבות למישהו שנוהל אותן.

בדיקה שימושית: דמיינו ישיבת תכנון שבועית שבה המנהל קורא דוק סטטוס שורה אחר שורה בעוד שכולם אחרים בוהים בהעתק שלהם של אותו מסמך. זו ישיבה עם מארח, לא מנהל. עכשיו דמיינו את אותה ישיבה שבה המנהל פותח עם "הדבר היחיד שאנחנו צריכים להחליט היום הוא אם אנחנו חותכים היקף או דוחפים את התאריך"-וחדר מבלה את עשרים הדקות הבאות בעבודה בפועל דרך פשרה זו. אותו סדר יום, אותם אנשים, אותו זמן בלוח הזמנים. ההבדל הוא לחלוטין בכיצד הוא הונהל.

העבודה שקובעת אם ישיבה תצליח מתרחשת לפני שמישהו מצטרף לשיחה. רוב מה שגורם לישיבות להרגיש כמו בזבוז זמן - מטרה מעורפלת, יותר מדי משתתפים, לא הקשר משותף - מתקבל ברמת התזמון, לא במהלך הישיבה עצמה. למידה כיצד לנהל ישיבה טובה מתחילה בהתייחסות להזמנה עצמה כהחלטת עיצוב, לא כדי משניתי.

סדרי יום רשמיים מרובי שורות יש בעיה שם: רוב האנשים מתעלמים מהם ברגע שהישיבה מתחילה, כי רשימה של נושאים לא אומרת לאף אחד מה באמת על כף המאזניים. זה לא אומר שמבנה הוא אופציונלי - זה אומר שהמבנה צריך לעשות יותר עבודה מרשימת נושא.

חוקר סטיבן רוג'לברג, שביליתי שנים בלימוד מה הופך ישיבות יעילות, גילה שהישיבות שאנשים מדרגים בחיוביות רבים ביותר הם אלה עם מטרה ברורה המעבירה מראש, לא בהכרח אלה עם סדר היום הכתוב הפרטי ביותר. רשימה קצרה של שתיים או שלוש שאלות שהישיבה צריכה לענות, שיתפו מראש, נוטה להיות טוב יותר מסדר יום מנוקד שאף אחד קורא באופן קרוב. אם יש לך רק זמן להכין דבר אחד לפני ישיבה שאתה מנהל, הכן את השאלות, לא את תצוגת השקופיות.

מחקר על פתיחות שיחה בעקביות מוצא כי הזוג הראשון של דקות קובעות את הרישום בכל מה שבא. ישיבה שפותחת בסקירה משנית מנעל עצמה לרישום משנית. ישיבה שפותחת עם הצהרה ברורה של מטרה נותנת לכולם הרשות להיות ישיר.

אמצע הישיבה הוא כאן רוב היתרון בפועל קורה, וזה החלק שמנהלים חדשים מוצאים הקשה, כי זה דורש ניהול אנשים בזמן אמת במקום לעקוב אחר תסריט. שתי ישמות כישלון מראות בעקביות: אדם או שניים שולטים בשיחה, תורמים שקטים יותר מעולם לא אומרים מה הם חושבים.

כל מנהל ישיבה בסופו של דבר רץ לתוך משימה שמתנתקת - שני אנשים נופלים לחילוקי דעות אמיתיים, השיחה משוטטת לחלוטין מחוץ לסדר היום, או החדר שקט כי אף אחד לא רוצה להיות זה לא מסכים עם קול בכיר. כיצד אתה תמודד עם רגעים אלה חשוב יותר לאמינות שלך כמנהל מאשר איך הישיבות הקלות חלקו.

אדם אחד שולט בשיחה הוא הגרסה הנפוצה ביותר של בעיה זו, והיא לעתים רחוקות זדונית - זה בדרך כלל מישהו שחושב בקול רם ולא שם לב לשקט מסביבם. הפרעה ישירה אך חיכוך נמוך עובד טוב יותר מאשר מחכה לשהייה טבעית שלעולם לא באה: "בואו הצעדתי אתך שם כך שנוכל לקבל זוג כמה דעות אחרות לפני שאנחנו מחוסר זמן." אמר בטון ניטרלי, זה כמעט לעולם לא קורא כעוינות, וזה מנחה את כולם אחרים שהקלט שלהם בעצם רוצה, לא רק תיאורטי רוצה.

כאשר חילוקי דעות מתחממים, הצעדה ההפסקה מהירה היא להפריד את חילוקי הדעות מהאנשים שיש להם: "נראה שאנחנו מסכימים על היעד ולא מסכימים על הגישה - בואו מפה שתי הגישות זה לצד זה במקום לטעון אותן מהזיכרון." זה משמרת את תשומת לב החדר מי צודק למה הפשרה בפועל היא, שהוא בדרך כלל מקום יותר יצרני עבור קבוצה להיות טוענת.

כאשר השיחה משוטטת, התנגדות לנסיון להרשות לזה להריץ כי הפניה מרגישה גס. הפניה ניטרלית - "טוב נקודה, בואו לתפוס את זה בנפרד כך שנוכל לחזור לההחלטה על השולחן"-לוקח חמש שניות ומגן על זמן של כל אחד אחר. וכאשר החדר שקט אחרי שביקשת שאלה ישירה, התנגדות להנקות להנקות את השקט בעצמך. שקט אחרי שאלה אמיתית בדרך כלל אומר אנשים חושבים, לא שהשאלה נחתה בצורה גרועה; נתן את זה שלוש או ארבע שניות נוסף לפני rephrase לעתים קרובות מייצר את התשובה היית חיפוש עבור.

אם סוג מסוים של עימות ממשיך למראה הישנה - אותם שני אנשים מתנגשים, או אותו נושא לעולם די קבלת פתור - זה ראוי תרגול מחוץ לישיבה עצמה. להרגיל איך תפתח חילופי קשה, בתרחיש כמו רזולוציה עימות ב- SayNow AI, בניין הגורמים שקשה לפתח בפעם הראשונה לפני קהל.

אורך הישיבה ברירת מחדל על רוב הלוחות הוא שלוש או שישים דקות, ורוב האנשים ממלאים כל זמן הוא זמין ולא את הזמן התוכן צריך בפועל. זו גרסה של חוק פארקינסון - עבודה מרחיבה כדי למלא את הזמן מוקצה - וזה אחד השיקומים קל ביותר בזמינות לכל אחד לומדים איך לנהל ישיבה, כי זה עלויות כלום ודורש שום כישרון חדש.

עדכון מצב בין שלוש אנשים כמעט כן צריך את שלוש עשרה דקות קודם; חמש עשרה בדרך כלל מספיק כאשר התוצאה מוגדרת מראש. החלטה גנואית ישיבה עם חילוקי דעות אמיתיים לעבודה דרך לעתים קרובות צריך יותר מהברירת המחדל שישים, וקופץ את זה קצר פשוט דוחף את אותו ויכוח לשנייה ישיבה בשבוע הבא. התאם את הבלוק לתוכן במקום בדרך אחרת: שאל מה הישיבה צריך להשיג, להעריך כמה זמן דיון הוא ריאלי לוקח, וכל הזמן שבמקום מגעתי לכל מה שהכלי לוח הזמנים ברירות מחדל אל.

הרגל הקשור שראוי לאימוץ: סיים ישיבות ב- 25 או 50 סימן הדקה במקום למעלה של השעה. זה נותן לכל אחד כמה דקות בואו להליכה בין חדרים או תפוס מים לפני השיחה הבאה, וזה כוחות סדר יום קצת יותר הדוק מכיוון שיש פחות ריפוד להסתיר מאחורי.

ישיבה שמסתיימת ללא סקירה ברורה היא ישיבה שתצטרך להתקיים שוב, כי אף אחד עוזב עם אותה הבנה של מה היה החליט. סגירה טובה לוקח פחות משתיים דקות ומונע רוב תפקיד-מעקב ערפל שזועות זמן מאוחר יותר בשבוע.

המדד כנה של האם אתה יודע איך לנהל ישיבה לא איך החדר הרגיש בעוד היית בו. זה אם ההחלטה בפועל קיבלה פעלו, אם האדם שהסכים לבעלות פריט פעולה עקבו דרך, ואם הישיבה הבאה באותו נושא הוא קצר כי פחות צריך להיות re-explained.

עקוב זה loosely על כמה שבועות: האם לחמישי את המועד הטל? האם החלטת הספק מצמד, או זה quietly נפתח אותה שבועות אחר כך כי מישהו לא היה בחדר בפעם הראשונה? דפוסים כאן אמור לך יותר על משמעת שלך מאשר כל ישיבה יחידה עושה. אם החלטות ממשיך unraveling אחרי הישיבה מסתיימת, הבעיה בדרך כלל לא ההחלטה עצמה - זה שהישיבה לא בפועל קנה-in מלא לפני שהיא סגורה, אפילו אם אף אחד התנגד בקול רם בזמן.

צפה, גם, עבור מה יתרון רזולוציה חוקרים לעתים קרובות קוראים לישיבה לאחר הישיבה-שיחה אמיתית זה קורה בחדר או הודעה ישירה חמש דקות אחרי כולם עלינו, שבו מישהו סוף סוף אומר מה הם בעצם חשבת. אם דפוס זה מראה על עדכן וקביעה על הצוות שלך, זה אות הישיבה עצמה לא עדיין בטוח מספיק מרחב לחילוקי דעות, ולא כמה טוב של סגירה סקריפטים יתקן זה על שלה. זה בדרך כלל לוקח כמה ישיבות של visibly פיקדון pushback בחדר, לא רק לבקש את זה, לפני אנשים האמין את ההזמנה הוא אמיתי.

עבור מנהלים וראשי צוותים שעדיין להרגיש כמה לחץ הליכה לתוך ישיבה הם אמורים להריץ - פתיחתו בביטחון, הפניה משיק, או שם חילוקי דעות ללא הרגשה מביך - הם לא נוח בדרך כלל ככול חזרה עם חזרה במקום יותר קריאה. תרגול רגעים ספציפיים שמרגישים הקשה ביותר, כמו פתיחת Stand-Up ישיבה או הטיפול בשאלה pushback לא צפוי בתרחיש Impromptu דיבור ב- SayNow AI, בנים אותו סוג של זיכרון שרירי כי facilitators מנוסים להסתמך על בלי חשיבה על זה. ניהול ישיבה טוב הוא לא תכונה אישיות כמה מנהלים יש ואחרים לא. זה קבוצה של הרגלים ספציפיים, וכמו כל הרגל, זה מקבל קל יותר יותר בעולה אתה תרגול זה.