نشاط تقديم واستقبال التعليقات: تمرين موجه لتدريب الفريق

نشاط تقديم واستقبال التعليقات هو تمرين موجه حيث يمارس المجموعة كلا جزأي تبادل التعليقات في نفس الجلسة، عادة في أزواج متناوبة، باتباع نص أو مجموعة من التوجيهات بدلاً من الحوار المفتوح. تلك هي التفاصيل التي تميزها عن معظم تدريب التعليقات. يعلم الكثير من تدريب التعليقات في مكان العمل مهارة واحدة: كيفية صياغة نقد، كيفية استخدام نموذج، كيفية صياغة رسالة صعبة. ينظر نشاط تقديم واستقبال التعليقات إلى التبادل على أنه مهارتان منفصلتان تحتاج إلى ممارسة منفصلة، لأن تقديم التعليقات بشكل جيد واستقبالها بشكل جيد يعتمدان على عضلات مختلفة وأغلب الناس أضعف بشكل ملحوظ في أحدهما عن الآخر.

هذا أيضًا ليس تمرين محادثات صعبة. يركز تدريب المحادثات الصعبة عادة على حوار واحد صعب وعالي المخاطر، فصل من الخدمة، مشكلة السلوك، مشكلة أداء خطيرة، ويعلم تهدئة الوضع والنصوص لتلك اللحظة المحددة. يتم بناء نشاط تقديم واستقبال التعليقات حول التعليقات الروتينية والعادية: موعد نهائي فاتته، عرض توضيحي تجاوز الوقت، تقرير يحتاج إلى مرة أخرى. الهدف ليس البقاء من حوار واحد صعب. بل هو جعل التبادل العادي للتعليقات، ذلك النوع الذي يجب أن يحدث أسبوعيًا، طبيعيًا بما يكفي لأن أحدًا لا يخاف منه.

من المهم أن نكون واضحين بشأن ما لا تمثله هذه النشاط. لا يعلم إطار صياغة مثل SBI (الموقف-السلوك-التأثير)، وليس قائمة بأمثلة التعليقات للقراءة والاستيعاب. تلك الأشياء مفيدة بذاتها، ويمكن للميسر أن يدمج أحدهما في هذا النشاط كهيكل الجملة الذي يستخدمه المشاركون داخل الجولات. لكن النشاط نفسه يتعلق بالتكرار والتناوب: الجميع يعطي، الجميع يستقبل، الجميع يتأمل، في حلقة، حتى تتوقف الآلية عن الشعور بالغرابة.

كيم سكوت، التي بنت إطار Radical Candor بعد سنوات من خبرة الإدارة في Google و Apple، تجادل بأن التعليقات تعمل فقط عندما تجمع بين الرعاية الحقيقية للشخص والرغبة في تحديهم مباشرة، وأن معظم الناس ينحازون إلى نصف واحد من هذا الزوج بينما يهملون الآخر. يسفر نشاط يجبر شخصًا على تقديم التعليقات ثم استقبالها مباشرة من زميل عن هذا الخلل بسرعة. غالبًا ما يتبين أن الشخص الذي يكون دافئًا لكن غامضًا كمانح تعليقات يكون غامضًا وسماحًا بنفس القدر كمستقبل، يرفض التعليقات بـ "لا، لا بأس" بدلاً من امتصاصها فعلاً.

شيلا هيم، التي شاركت في تأليف Thank You for the Feedback مع Douglas Stone في Harvard Negotiation Project، تجادل بأن معظم تدريب التعليقات يستهدف النصف الخاطئ من التبادل. تنفق المنظمات معظم ميزانية التدريب الخاصة بها على تعليم الناس تقديم التعليقات بمهارة أكبر، كما تشير، في حين أن المهارة الأكثر صعوبة والأكثر قابلية للتدريب عادة هي كيفية استقبالها دون أن تصبح دفاعية أو ازدرائية. نشاط تقديم واستقبال التعليقات هو أحد الصيغ القليلة التي تعامل الاستقبال على أنه مهارة لها تكراراتها الخاصة، وليس مجرد منتج ثانوي لشخص ما يعطي بشكل جيد.

هناك سبب عملي لتشغيل هذا كنشاط جماعي بدلاً من التدريب الفردي. عادة ما يكون تجنب التعليقات اجتماعيًا وليس شخصيًا فقط. يلين الناس أو يتخطون التعليقات لأنهم شاهدوا كيف تسقط عندما يعطيها الآخرون، وبنوا نموذجًا عقليًا بأن "التعليقات هنا تسوء". ينشاط مشترك حيث يعطي الفريق كله ويستقبل علنًا، تحت هيكل الميسر، يعيد كتابة هذا النموذج للجميع في نفس الوقت بدلاً من شخص واحد في المرة.

يعد الإعداد أكثر أهمية من التوجيهات. نشاط تعليقات يبدأ بتعليمات غامضة وبدون شبكة أمان يميل إلى إنتاج تعليقات حذرة وعامة لا تعلم أحداً أي شيء.

قم بتشغيل النشاط في ثلاث جولات حتى تبني المجموعة الراحة قبل أن يصبح المحتوى أكثر تحديدًا.

التوجيهات المعطاة في هذا النشاط ضيقة عن قصد. التوجيهات المفتوحة مثل "أخبر شريكك بشيء يمكنهم تحسينه" تميل إلى إنتاج تعليقات غامضة وعديمة الفائدة لأن المعطي لم يتم دفعه نحو التحديدات.

توجيهات الاستقبال تحصل على اهتمام أقل في معظم تدريب التعليقات، لكنها حيث يكسب نشاط تقديم واستقبال التعليقات اسمه.

نشاط ينتهي في اللحظة التي تنتهي فيها الجولة الأخيرة نادرًا ما يغير السلوك مرة أخرى على المكتب. الختام هو حيث يتحول التمرين إلى عادة.

اطلب من المجموعة أن تسمي بدء جملة واحدة من النشاط الذي سيستخدمونه فعلاً مرة أخرى، بصوت عالٍ، حتى تسمع الغرفة كلها قائمة قصيرة من العبارات التي نجحت بالفعل في الغرفة. هذا يفعل أكثر من تسليم بطاقة إطار معدنية للاعتماد عليها، لأن الناس يثقون بعبارة شاهدوا للتو زميلاً يستخدمها بنجاح أكثر من واحدة يُخبرون بتذكرها.

عيّن التزامًا خفيفًا للمتابعة قبل مغادرة الناس: قطعة واحدة من التعليقات، معطاة باستخدام هيكل النشاط، خلال الأسبوع القادم. لا تجعلها إلزامية أو مراقبة. الهدف هو فقط استخدام الصيغة مرة واحدة خارج غرفة التدريب، لأن هذا عادة ما يكون النقطة التي تلتصق أو يتم نسيانها.

إذا أجرت الفريق اجتماعات فردية منتظمة أو تقييمات الأداء، اسم هذا الاتصال بوضوح: نفس بدايات الجملة ونفس عادة التوقف قبل الرد تنطبق هناك، فقط بدون المؤقت. هذا النشاط هو مساحة بروفة، وليس مهارة منفصلة، والإشارة إلى ذلك تساعد الناس على المضي قدمًا.

تسليم التعليقات بشكل جيد في الغرفة شيء واحد؛ تسليمها بالنبرة والسرعة الصحيحة عندما يكون دورك وينصت الجميع هو نوع مختلف من الضغط. يتيح لك SayNow AI بروفة تقييم الأداء أو سيناريو اجتماع فردي بصوت عالٍ مسبقًا، بحيث تكون الصياغة والتسليم الذي مارسته في النشاط مألوفًا بالفعل في الوقت الذي تهم فيه محادثة حقيقية.

تظهر بعض الأخطاء بتكرار كافٍ لاستحقاق الإشارة المباشرة.

لا تتخطَّ حد الموضوع. المجموعات التي تقفز مباشرة إلى تعليقات مفتوحة دون الاتفاق على ما هو عادل تميل إلى إنتاج تعليق واحد على الأقل حول النبرة أو الشخصية أو المظهر الذي يعطل الجلسة برمتها ويجعل الناس حذرين لبقية الأمر.

لا تشكل أزواجًا من الأشخاص ذوي عدم التوازن المباشر في السلطة في الجولة الأولى. عادة ما ينتج عن مدير وتقرير مباشر لهم يتبادلان التعليقات لأول مرة داخل هذا التنسيق تعليقات أكثر حذراً وأقل فائدة بكثير من التبادل بين الأقران. احفظ أزواج المدير والموظف لاحقًا عندما تكون الفريق قد بنت راحة مع الصيغة بين الأقران.

لا تدع جولة تستمر لفترة طويلة. حد الوقت ليس عادة، بل هو ما يحافظ على التعليقات محددة. بمجرد أن يحصل المعطي على أكثر من ثلاث دقائق، تميل التعليقات إلى الانجراف من نقطة واحدة واضحة إلى قائمة من الشكاوى، وهو أصعب بكثير على المستقبل فعليًا لاستخدامه.

لا تعامل هذا كحدث تدريب مفرد. جلسة واحدة لمدة 45 دقيقة تبني الوعي، وليس العادة. عادة ما تحصل الفريق التي تحصل على قيمة حقيقية من نشاط تقديم واستقبال التعليقات على تكرار نسخة قصيرة منه كل ثلاثة أشهر، أو تطوي نفس البدايات الجملة في الاجتماعات الفردية الموجودة بحيث لا تتلاشى الممارسة بعد زوال الجدة.