שאלות לריאיון עזיבה: 15 שאלות שימושיות, שאלות המשך ותשובות לדוגמה

התחילו בסיבה של העובד לעזיבה, ואז עברו על הנסיבות שסבבו את ההחלטה. 15 השאלות שלהלן הן הצעות לשיחה: בחרו את אלה שמתאימות לתפקיד העובד, במקום להתייחס לרשימה כאל תסריט שחייבים להשלים.

הנחיות אוניברסיטת קליפורניה בברקלי לריאיונות עזיבה מתארות איסוף מידע על סיבות לעזיבה, חוויות מהתפקיד ומהפיקוח, הצעות מסוימות ודפוסים שעולים ממשוב עובדים. היעזרו בהיקף הזה כדי לשמור על שיחה ממוקדת.

שאלות טובות לריאיון עזיבה מפרידות בין מה שקרה לבין מה שעשוי לשפר את המצב. שאלו תחילה את השאלה העיקרית, הקשיבו לתשובה והשתמשו בשאלת המשך רק אם היא תבהיר משהו. אם העובד כבר הסביר בעיה, הכירו בכך במקום לבקש ממנו לחזור עליה תחת כותרת אחרת.

דוגמה: מאיה עוזבת תפקיד של רכזת פרויקטים. סם, המראיין, מעמיק בכמה שאלות ובודק את הסיכום לפני סיום השיחה.

סם: אני אוסף משוב על התפקיד ועל שיפורים אפשריים. אני רוצה לרשום הערות לצורך סיכום משאבי האנוש ולדון בשינויים בתהליך עם מנהל המחלקה. לפני שנתחיל, יש משהו שתרצי להבהיר בנוגע להערות או למי שיראה אותן?

מאיה: נוח לי לדבר על תהליך העבודה. ארצה לבדוק את ניסוח הסיכום לפני שהוא יועבר הלאה.

סם: נעבור עליו יחד בסוף. מה השפיע יותר מכול על החלטתך לעזוב?

מאיה: רציתי יותר אחריות. תיאמתי השקות, אבל לא יכולתי להחליט על שינוי מועדי יעד.

סם: תוכלי לתאר השקה שבה הדבר גרם לבעיה?

מאיה: בהשקה של ספטמבר, שני צוותים שינו את מועדי המסירה שלהם. שאלתי מי יכול לאשר לוח זמנים מעודכן. לא קיבלתי החלטה לפני העדכון ללקוח, אז שלחתי עדכון עם תאריך שלא יכולתי לאשר.

סם: מה קרה בעקבות זאת?

מאיה: נאלצתי לתקן את העדכון למחרת. זה גם גרם לכך שביצעתי את אותו דיווח פעמיים.

סם: מה היה עוזר?

מאיה: אדם מוגדר שיוכל לאשר שינויים בלוח הזמנים, וגם ממלא מקום כשהאדם הזה נעדר.

סם: האם זה קרה רק באותה השקה, או שראית את זה גם במקומות אחרים?

מאיה: זה קרה בשתי השקות נוספות. אני יכולה לתאר אותן, אבל איני יודעת אם לרכזים אחרים הייתה אותה חוויה.

סם: הבנתי. מה כדאי לנו לשמר?

מאיה: את הפגישה השבועית המשותפת לצוותים. היא עזרה לנו לזהות שינויים מוקדם, גם כשהאישור התעכב.

סם: הסיכום שלי הוא שרצית סמכות רבה יותר לקבלת החלטות, שהאחריות לאישור לא הייתה ברורה בשלוש השקות שבהן עבדת, ושהפגישה השבועית הייתה מועילה. השינוי שהצעת הוא למנות מאשר וממלא מקום. האם זה משקף את הדברים?

מאיה: כן. חשוב להבהיר שאני מתארת את הפרויקטים שלי, ולא את המחלקה כולה.

סם: אכלול את ההיקף הזה. אציע לבחון את תהליך האישור עם מנהל המחלקה; זהו צעד המשך, ולא התחייבות לאמץ את המבנה שהצעת. יש עוד משהו שתרצי להוסיף?

השיחה הזאת הופכת את האמירה "לא הייתה לי מספיק אחריות" לבעיה מסוימת בקבלת החלטות. היא גם משמרת שיטת עבודה מועילה ומפרידה בין התצפיות של מאיה לבין הנחות על עובדים אחרים.

היצמדו לניסוח של העובד לפני שתציגו הסבר משלכם. שאלות טובות לריאיון עזיבה משאירות מקום לתשובה שהמראיין לא צפה. "המנהל שלך היה הבעיה?" מצמצמת את התשובה מוקדם מדי; "מה הקשה על החלק הזה בעבודה?" מאפשרת כמה הסברים.

השתמשו בשאלת ההמשך המצומצמת ביותר שתבהיר את אי-הוודאות. אם האירוע כבר ברור לכם, שאלו על ההשפעה שלו. אם ההשפעה ברורה, שאלו מה היה יכול לעזור. מדריך לתרגול הקשבה פעילה מציע תרגילים לשיקוף דברי הדובר לפני שמגיבים.

הכינו אירוע אחד, את השפעתו על העבודה שלכם ובקשה או הצעה. מודל המשוב SBI יכול לעזור לכם לארגן את המצב, ההתנהגות וההשפעה. הוסיפו את השינוי שהייתם ממליצים עליו, בלי לרמוז שאתם יודעים מה היו כוונותיו של אדם אחר.

ארבעת ניסוחי הדוגמה האלה משמרים את החשש ומקלים על הבנתו. התאימו אותם למה שחוויתם בפועל; גם תשובה מלוטשת צריכה להישמע כמוכם.

שאלות לריאיון עזיבה בסיום התמחות צריכות לברר מה המתמחה יכול היה ללמוד, איך פעלה ההדרכה ומה נותר להעביר הלאה. תקופת התמחות קצרה עשויה לספק בסיס מצומצם להערכת התקדמות מקצועית, אך היא יכולה לחשוף אם המטלות והתמיכה אפשרו למידה.

השתמשו בשאלות הנוספות האלה במקום בשאלות שאינן מתאימות להתמחות:

• מה למדת לעשות שלא יכולת לעשות בתחילת ההתמחות? שאלת המשך: איזו מטלה סיפקה לך את התרגול המועיל ביותר?
• עד כמה היו ההוראות והתוצאות המצופות ברורות? שאלת המשך: היכן נאלצת לנחש איך נראית תוצאה מוצלחת?
• איך מצאת עזרה כשהתקשית? שאלת המשך: האם היה אדם מוגדר לפנות אליו או דרך ברורה לבקש עזרה?
• איזה משוב שינה את הגישה שלך לעבודה? שאלת המשך: מה הפך אותו למעשי?
• איזו עבודה או איזה תיעוד צריך להעביר הלאה? שאלת המשך: מי צריך את ההקשר כדי להמשיך?
• מה היית משנה עבור המתמחה הבא? שאלת המשך: מה כדאי שיקבל בשבוע הראשון?

תשובה לדוגמה: "משימת המחקר עזרה לי להשוות בין צורכי לקוחות, אבל לא ידעתי איך ישתמשו בממצאים. לראות מסמך תדרוך אחד שהושלם לפני שהתחלתי היה עוזר לי לבחור את הפרטים המתאימים."

הפרידו בין סקירת הלמידה לבין סגירת הפרויקט. תעדו משימה שלא הושלמה יחד עם האחראי עליה והמיקום שאליו תועבר; תעדו מטלה לא ברורה כמשוב על ההנחיה. בהתמחות שכללה צוותים שונים, שאלו מה היה שונה בין הצוותים במקום לתת דירוג כולל אחד שמסתיר את ההבדלים.

לפני איסוף פרטים רגישים, הסבירו מה מטרת השימוש בהערות, מי צפוי לקבל אותן ומה עדיין עליכם לברר. שאלו על אילו נושאים העובד חש בנוח לדבר. אל תבטיחו אנונימיות או סודיות שאינכם יכולים לספק.

הבחינו ברישום בין שלושה דברים: תיאור העובד, הסיכום שלכם וכל פעולה מוצעת. סיכום כגון "העובד תיאר שלוש החלטות אישור שהתעכבו בפרויקטים שלו" מדויק יותר מהאמירה "ההנהלה גרמה לעובדים לעזוב". האמירה השנייה מוסיפה מסקנה שהשיחה לא ביססה.

השתמשו ברשימת בדיקה קצרה לפתיחת השיחה:

• ציינו מדוע אתם אוספים משוב ומי קהל היעד שלו.
• הסבירו איך אתם מתכננים לתעד אותו, ושאלו על היקף ההערות.
• הזמינו שאלות על שיתוף המידע לפני בקשת פרטים.
• סמנו כל דבר שעליכם לבדוק במקום לנחש את התשובה.
• הציעו להקריא בחזרה את הנקודות העיקריות כדי לוודא את דיוקן.

אם עובד מבקש להגביל פרט לאחר שכבר שיתף אותו, עצרו ובררו למה הוא מתכוון לפני שתמשיכו. הסבירו מה תוכלו לעשות ומה עדיין אינו ברור. אם חשש מסוים מצריך תהליך או איש קשר אחר, הסבירו את צעד ההמשך שבתחום תפקידכם במקום לנסות לפתור אותו בעזרת שאלות נוספות. עובדים יכולים גם לשאול: "האם זה יתועד במילים שלי או בסיכום שלך?"

היעזרו ב-SayNow AI כדי לתרגל בקול אמירת דבר משוב מאתגר אחד במקום העבודה. בחרו תרחיש מתאים, כגון שיחת הערכת ביצועים, או מסגרת לארגון התגובה שלכם. התחילו באירוע שתוכלו לתאר בבירור, הסבירו את השפעתו וסיימו בבקשה מעשית. זהו תרגול תקשורת כללי לקראת השיחה שאתם מתכוננים אליה.

במהלך התרגול של SayNow AI, אתם מדברים, הבינה המלאכותית משיבה בקול ואתם עונים לשאלת ההמשך. כשהשיחה מסתיימת, תקבלו ציון והצעות כתובות בנוגע לשטף הדיבור, למבנה התוכן, להתאמה לתרחיש ולהשגת המטרה.

היעזרו במשוב כדי לבחור שינוי אחד לניסיון הבא: לקצר את הרקע, לנסח בקשה מפורשת או לעצור לרגע לפני מענה לשאלת המשך מאתגרת. חזרו על השיחה תוך התמקדות בשינוי היחיד הזה. מראיין יכול להשתמש באותה גישה כדי לתרגל בקשת הבהרה ניטרלית. התחילו בתרחיש שיחת הערכת ביצועים ותרגלו את שיחת המשוב שעליכם לנהל.

סיימו בבדיקת הסיכום, ואז החליטו מה דורש בדיקה, פעולה או מידע נוסף. תיאור של אדם אחד יכול לזהות בעיה מוחשית; הוא אינו מלמד עד כמה הבעיה נפוצה. שמרו על ההיקף שלה ברור כשאתם דנים בה עם אחרים.

השתמשו בדף העבודה הזה לאחר השיחה. הפרידו בין פרטים שנצפו לבין הצעות, כדי שפתרון שנראה מושך לא יתבלבל עם החלטה שהתקבלה.

נושא:
דוגמת העובד:
השפעה על העבודה:
מה עבד וכדאי לשמר:
שיפור מוצע:
מידע שעדיין דרוש:
פעולה או בדיקה מוצעת:
האחראי לצעד הבא:
תאריך לבדיקת ההתקדמות:
עם מי נבדק דיוק הסיכום:

לדוגמה: הנושא הוא אחריות על אישורים; העובד תיאר עיכובים בהחלטות על לוח הזמנים; צעד ההמשך המוצע הוא לבחון כיצד ממנים מאשרים וממלאי מקום. קבעו אדם שיהיה אחראי לארגון הבדיקה. תוצאה אפשרית היא מסלול אישורים ברור יותר, אך תעדו אותה כהצעה עד שתתקבל ההחלטה המתאימה.

לפני שתסגרו את ההערות, הסירו הכללות שאין להן ביסוס, שמרו משוב חיובי מועיל והבחינו בין אחראי לפעולה לבין אדם שרק הוזכר בשיחה. אם כמה שיחות מתארות מכשול דומה, השוו בין הדוגמאות בפועל לפני שתתייחסו אליהן כאותה בעיה.

בחרו מספר מצומצם של שאלות לריאיון עזיבה, הכינו שאלות המשך ניטרליות והשאירו מקום לסדרי העדיפויות של העובד. צעד ההמשך שלכם הוא סיכום ברור ואדם מוגדר שאחראי לבחון את הנושא המעשי ביותר.