演講稿撰寫：從空白頁到可口頭表達的六步指南

先決定聽眾是誰，再擬大綱，之後才潤飾句子。用這套六步驟演講稿撰寫流程，從空白頁一路寫到可以大聲讀出的初稿。每個步驟先大致完成；等整個論點成形後，再回頭斟酌用字。

參考以下例子，看看粗略筆記如何成為一份完整的團隊提案。這項請求刻意保持簡單：試行一項改變，再討論它是否有幫助。

起始筆記：交接不清楚。例子：請求傳下去時沒有指定負責人。不要增加會議。共用紀錄：下一步行動、負責人、期限。自願起草。提議試行一週。

範例：團隊交接提案

「在增加另一場會議之前，我想請大家先試用一份更清楚的交接紀錄。我的提案很簡單：試行一週，凡是尚未完成的請求交接給團隊其他人時，都要附上下一步行動、負責人和期限。

想想看，有些請求傳下去時，只附上一句『可以請人跟進嗎？』。接手的人還是得弄清楚缺少什麼、該由誰回應，以及何時需要答覆。這就是我希望我們處理的問題。

我們不需要長篇報告。一份實用的紀錄可以這樣寫：『確認修訂後的交貨日期。Jordan 會在週四的進度會議前聯絡供應商。』任何人打開紀錄，都能立刻看出下一步要做什麼。

我建議在目前使用的交接文件中試用這三個欄位。今天我可以先擬好欄位名稱。每個人只需在交接尚未完成的工作時，為該工作新增一則紀錄。

週末時，我們一起檢視幾則紀錄。接手的人知道該做什麼嗎？還有什麼不清楚嗎？如果這種格式增加了工作量，卻沒有帶來幫助，我們可以調整。

你願意同意試用這種格式一週嗎？如果願意，我今天就分享初稿，我們可以在週五的進度會議上決定要保留哪些內容。」

筆記如何變成段落：開場把「交接不清楚」轉化成直接的建議。第二段用一則容易辨認的訊息，讓問題具體呈現。第三段展示提議的替代做法，讓聽眾不必自行想像格式。第四段說明改變會在哪裡進行，以及由誰開始。第五段界定團隊要檢視的內容。最後一段徵求同意，並說明下一步。

主要訊息、例子和請求各有不同作用。你自己撰寫演講稿時，也要保留這種區別：描述問題、展示替代做法，並請聽眾作出決定。如果刪掉範例紀錄，提案就會流於抽象；如果刪掉結尾的請求，聽眾就不知道該如何明確回應。

選出最能支持聽眾行動的想法，再讓其他想法競爭有限的篇幅。把每個可能的重點分別寫在一行，然後問自己：「聽眾是否需要這一點，才能理解或評估我的請求？」保留通過這項檢驗的內容。

以團隊的例子來說，「我們的工具變了」、「我們需要更好的新人訓練」和「交接需要指定負責人」都可能值得討論。只有第三點能直接支持這項試行提案。除非新人訓練能解釋使用這份紀錄時會遇到的特定障礙，否則可留待之後討論。

北卡羅來納大學教堂山分校寫作中心的演講講義建議釐清目的與聽眾、及早提出論旨、使用預告、摘要與清楚的轉折，並盡量採用簡短易懂的句子。運用這些建議時，可以先告訴聽眾你的建議，再進一步說明支持它的理由與例子。

對於簡短論述，PREP 方法提供了一個實用順序：論點、理由、例子、重申論點。用它檢查大綱即可，不必把同一句話重複一遍。最後提出的論點，也可以成為聽眾接下來要採取的行動。

檢驗演講稿是否聚焦的一個實用方法，是試著在不使用「還有」的情況下，概述初稿。如果做不到，就選定這場演講要兌現哪一項承諾。其餘材料留待提問時使用，或在其他場合再談。

讀每個句子時，想像你正在隔著桌子向一個人解釋這個想法。把正式的措辭換成你實際會說的話。意思仍要精確；縮短句子時，不要抹去誰要採取行動，或事情會有什麼改變。

修改前：一句話塞進太多內容。「考量到未完成請求的責任歸屬反覆不明，應考慮實施標準化的文件紀錄方式。」

修改後：「有些未完成的請求沒有明確負責人。我們在每份交接紀錄中加上負責人吧。」

這次修改把問題和提案分開，也把模糊的建議換成聽眾能想像的行動。

修改前：抽象的效益。「這項措施將促進跨部門資訊透明度的提升。」

修改後：「接手的人可以打開紀錄，看看由誰跟進。」

修改後的句子描述聽眾會有什麼體驗，而不是只提到一般性的效益。當某個說法聽起來很厲害，卻讓你不清楚實際會發生什麼事時，優先採用這種具體的解釋。

修改前：一口氣交代好幾項指示。「檢視這項可能包含多位同事提供資訊的請求後，先找出尚待完成的行動並指派負責人，再將請求轉交出去。」

修改後：「先讀完這項請求。還有哪些事需要完成？把這些行動寫下來，指定負責人，再轉交出去。」

撰寫演講稿時，在有助於聽眾跟上論點的地方稍微重複內容。「下一步行動、負責人、期限」這幾個詞重複出現，可以加深聽眾對提議格式的印象。重複整段背景只會拉長演講，卻無助於聽眾採取行動。

提供足夠的背景，讓聽眾理解你的例子支持什麼。一件令人困惑的交接事件可以說明問題，卻不能證明這個問題在整間公司發生的頻率。主張的範圍應與你手上的材料相稱。

納入論據前，先用以下項目檢查：

• 如果提到數字，確認來源、期間，以及數字衡量的是什麼。缺少這些資訊時，先不要引用數字，等確認後再使用。
• 如果要說個人回憶，描述你記得的內容，不要用方便的對話或精確日期填補記憶中的空白。
• 如果要講別人的故事，在適當情況下先徵得同意，並刪除聽眾不需要知道的身分識別細節。
• 如果要引用他人的話，核對措辭與出處。如果你只記得大意，就改用自己的話轉述並說明來源，不要加上引號。

如果你的提案建立在尚未驗證的假設上，就把它列為試行時要檢驗的問題。「我們會確認這些紀錄是否能讓負責人更清楚」能提供一項評估依據。「這會消除延誤」則承諾了例子無法支持的結果。

如果演講內容圍繞數據，請將數據簡報情境作為相關的練習場景。在講稿中，說明每個數字代表什麼，再講下一個數字。

保留一個訊息、相關論據和明確結尾的原則，但要調整你希望聽眾如何回應。團隊提案是請聽眾作出決策。慶祝場合可能是請大家肯定某人的貢獻。追思場合則可以分享共同回憶，留下一段反思的時刻。

團隊近況更新：「交接欄位已經準備好了。請在週五前試著用在尚未完成的請求上。」實際細節應放在前面，因為聽眾需要採取行動。

表揚演講：「我很欣賞 Maya 總是讓接手的人更容易完成工作。我剛加入時，她的筆記讓我知道該從哪裡開始。」這裡的細節是為了表達感謝，而不是推動流程變更。

社區告別致詞：「我會記得 Sam 總是為新志工留出空間。我希望我們在下一個專案中，繼續傳遞這份歡迎。」這段回憶帶出共同價值，但沒有變成一份成就清單。

依場合選擇語氣和細節，不要為了讓文字看起來更隆重而刻意堆砌。正式場合也可以使用短句。如果想讓第一句更有力，可以參考如何開場演講；選擇符合實際訊息的開場，不要硬加無關的笑話。

為自己口頭講述初稿計時，並優先刪除完整的內容單位，再修剪個別用詞。如果演講時段包含介紹或提問，先確認留給你演講的時間有多少。不要用一體適用的每分鐘字數規則來估算最終長度。

使用這份演講稿排練檢查清單：

1. 以你面對聽眾時會採用的速度，從頭到尾讀完整份講稿，並包含刻意安排的停頓。
2. 在每個段落旁標記經過的時間，並記下匆忙帶過的部分。
3. 如果演講超時，刪除次要例子、重複的解釋，或不必要的背景段落。
4. 刪減後，把前後銜接處讀一遍。如果論點現在跳得太快，就補上一句簡短的轉折。
5. 在你容易卡住的詞語下畫線，並換成更好說、意思同樣準確的說法。
6. 加上幾個講者提示，例如在請求後標記「[停頓]」，或在主要訊息前標記「[抬頭]」。
7. 從頭到尾為修改後的版本計時。

假設初稿比預定時段多出大約一分鐘。先試著刪掉團隊當初如何選擇目前文件的經過。保留交接範例和結尾請求，因為這兩者能幫助聽眾理解並作出決定。

讓版面容易瀏覽：用空白行分隔不同的思考段落，並將結尾請求放在一眼就能找到的地方。如果你講到一半忘了位置，回到下一個主要論點即可，不必急著補讀漏掉的每一句。結尾的部分，請參考如何結束演講。

SayNow AI 提供一個地方，讓你大聲講出自己的初稿，並練習它聽起來的效果。它提供個人化口語練習，以及適用於專業情境（包括簡報）的 AI 對話練習，並即時回饋表達方式、架構、清晰度和說服力。溝通架構也能協助這些練習。

先從自己講稿中的開場與提案開始。大聲說出來，再查看關於清晰度與架構的回饋。挑一句話修改：或許建議出現得太晚，或是提議的行動不容易理解。自己重寫那句話，再把相關段落說一次。

例如，將「有幾項流程需要考量」改成「我提議試行一週，使用更清楚的交接紀錄」。下一次練習時，先專注於讓聽眾容易聽懂這項建議，再加入支持它的例子。接著用結尾請求重複這個練習循環，並確保內容符合你真正希望聽眾採取的行動。

在公開演講情境中練習你的初稿。

請一位聽眾在不看稿的情況下聽你講初稿。接著問對方三個問題：我的主要重點是什麼？哪個例子讓重點變清楚？我請你做什麼？根據對方的回答，找出需要修改的段落。

如果對方記得故事，卻沒聽懂請求，就加強兩者之間的連結。如果對方理解請求，卻說不出為什麼重要，就補上缺少的理由。你可以針對這些地方修改，不必重寫每一句話。

結束這次演講稿撰寫後，填完大綱、寫出一個完整例子，並用計時器練習講述。找出最讓人困惑的句子，改進後再排練一次。下一個里程碑，是完成一份可口頭表達、並明確指出聽眾應採取何種行動的初稿。