كيفية تقديم التعليقات السلبية: نص كلمة بكلمة للمديرين والزملاء

التعليقات السلبية هي أي رسالة تخبر شخصاً بأن عمله أو سلوكه أو نتيجته لم تصل إلى المستوى المطلوب. وهذا يشمل نطاقاً واسعاً: تقرير يحتوي على أخطاء واقعية، موعد نهائي فائت، نبرة صوت في الاجتماعات توقف الآخرين عن الكلام، نمط عمل لم يتحسن بعد تلقي ملاحظة حوله مرة واحدة. ما يشترك فيه كل هذا هو نفس عدم الارتياح الأساسي: أنت على وشك أن تقول شيئاً لا يريد الشخص الآخر سماعه، وهناك احتمال حقيقي بأن يتغير شعوره تجاهك.

هذا عدم الارتياح هو بالضبط السبب في أن الكثيرين يلجأون إلى لغة غامضة بدلاً من ذلك. يبدو أن "دعنا نرى إذا كان بإمكاننا تشديد هذا مستقبلاً" أكثر أماناً مما يقول "آخر عرضين للعملاء كانا يحتويان على أخطاء في الأسعار"، لكنه أيضاً عديم الفائدة تقريباً، لأن الشخص الآخر ليس لديه أي فكرة عما يحتاج إلى تغييره بالضبط. يجد البحث عن تجنب التعليقات دائماً نفس النمط: المديرون يقللون من تقدير مدى رغبة الموظفين الفعلية في التعليقات المباشرة والمحددة، والمبالغة في تقدير مدى ضررها على العلاقة. وجدت تحليل مراجعة هارفارد بيزنس من عام 2014 لجاك زينجر وجوزيف فولكمان، مستندة على بيانات الاستطلاع من آلاف الموظفين، أن معظم الناس يقيمون التعليقات التصحيحية كأكثر فائدة لنموهم من المدح، بشرط أن يتم تقديمها بوضوح واحترام.

الخوف ليس غير منطقي، التعليقات السلبية التي يتم تقديمها بشكل سيء تضر بالثقة فعلاً. لكن الحل ليس تليين الرسالة حتى تختفي. إنه أن يكون لديك هيكل جاهز حتى لا تستجيب للكلمات بينما تدير أيضاً أعصابك الخاصة.

تسير المحادثة بشكل أفضل أو أسوأ بناءً على القرارات التي تتخذها قبل أن تفتح فمك. بضع دقائق من التحضير تغير النتيجة أكثر من أي عبارة ذكية في اللحظة الراهنة.

هذا هو الجزء الذي تخطيه معظم الأدلة. فيما يلي هيكل من أربعة أجزاء يمكنك استخدامه تقريباً كلمة بكلمة، تم تكييفه مع وضعك. يعمل سواء كنت مديراً تتحدث إلى مرؤول أو زميلاً يشير إلى شيء لزميل، وهو أيضاً ما يقصده الناس عندما يبحثون عن كيفية تقديم تعليقات بناءة بدلاً من السلبية بحتة، الهيكل الأساسي يتغير بالكاد.

النص أعلاه يعمل بنفس الطريقة سواء كنت تتفوق على الشخص أم لا، لكن المدير الذي يقدم تعليقات سلبية لموظف يحمل وزناً إضافياً، لأن هناك فرق قوة في الغرفة حتى لو لم تشعر بأنك تستخدمه. إذا كان ما تريده فعلاً هو كيفية تقديم تعليقات بناءة للموظفين دون إفساد العلاقة، فإن بعض التعديلات مهمة بشكل خاص عندما تكون الشخص الذي يملك السلطة.

حتى النص المقدم بشكل جيد في بعض الأحيان يحصل على رد فعل دفاعي، ومعظم الناس يتجمدون في المرة الأولى التي يحدث فيها لأنهم لم يخططوا لذلك. وجود بضع أسطر جاهزة مسبقاً يمنع المحادثة من خروجها عن المسار.

حفنة من العادات تظهر مراراً وتكراراً في التعليقات التي تضر بالثقة بدلاً من بنائها.

تجميع أكثر من قضية واحدة في محادثة واحدة. إذا كنت تتجنب التعليقات لأسابيع، فمن المغري تفريغ كل شيء في المرة الواحدة. الشخص الآخر يسمعها على أنها كمين، وليس مجموعة من النقاط المنفصلة والقابلة للمعالجة. اختر الذي يهم أكثر الآن واحجز محادثة منفصلة للبقية.

التحوط كثيراً حتى تختفي الرسالة. "هذا احتمال لا شيء، لكن ربما يجب عليك الاعتبار..." ناعم جداً لدرجة أن الكثيرين لن يدركوا أنك كنت تقدم تعليقات سلبية على الإطلاق حتى في وقت لاحق، عندما لم يتغير النمط وأنت محبط بأنه لم يتم معالجته أبداً.

تقديم التعليقات أمام أشخاص آخرين. حتى ملاحظة خفيفة تهبط بشكل أسوأ مع جمهور، لأن الشخص الآخر يجب أن يدير كيف يبدو أمام الزملاء بالإضافة إلى معالجة ما قلته. احفظها لإعداد خاص، حتى لو كانت قصيرة.

استخدام لغة السمات بدلاً من لغة السلوك. "أنت مهمل" يصف شخصاً ويدعو إلى رد فعل دفاعي. "آخر عرضين كانا يحتويان على أخطاء التقطناها قبل أن تخرج" يصف شيئاً حدث ويعطي الشخص الآخر شيئاً ملموساً لتغييره.

تخطي المتابعة. التعليقات التي يتم تقديمها مرة واحدة وعدم مراجعتها أبداً تعلم الشخص الآخر أنها لم تكن مهمة فعلاً. فحص قصير بعد الواقعة هو ما يحول محادثة واحدة صعبة إلى تغيير فعلي في السلوك.

تم بناء النص في هذا الدليل لقطعة واحدة محددة من التعليقات السلبية، موعد نهائي فائت، خطأ في التسليم، مشكلة نبرة في اجتماع. إنه ليس نفس الشيء مثل محادثة صعبة حول السلوك أو تسريح العمال أو نزاع مستمر بين شخصين، تلك تحمل رهانات أعلى وعادة ما تحتاج إلى منحدر أطول وهيكل مختلف تماماً. إنه أيضاً ليس تقييم أداء كامل، الذي يغطي فترة أطول وعدة مواضيع في المرة الواحدة بدلاً من مثيل محدد واحد.

إذا كانت المشكلة التي تواجهها سلوكاً واحداً يمكن تسميته من آخر بضعة أيام، فإن النص من أربعة أجزاء أعلاه هو الأداة الصحيحة. إذا كنت تبني برنامجاً متكراً لإعداد المديرين لفئة كاملة من المحادثات الأصعب، أو تبحث عن بنك من الكلمات عبر علاقات وحالات مختلفة، فتلك مشاكل مختلفة تستحق نهجاً خاصاً بها. ما يشاركونه هو نفس الانضباط الأساسي: سمّ السلوك المحدد، اذكر تأثيره، وانتقل إلى خطوة التالية، بدلاً من الأمل في أن تعبر الرسالة من خلال النبرة وحدها.

الجزء الأصعب من تعلم كيفية تقديم التعليقات السلبية بشكل جيد ليس فهم الهيكل، بل قول جملة الفتح بصوت عالٍ للمرة الأولى دون أن تخرج بشكل أضعف مما تنوي. يتيح لك SayNow AI ممارسة تلك اللحظة المحددة بالضبط، الكلمات المحددة، التوقف، الرد على الرفض، قبل أن تحدث المحادثة الحقيقية، حتى تكون النسخة التي تقدمها هي التي مارستها، وليست التي ارتجلتها تحت الضغط.