איך לפתור סכסוך במקום העבודה: מה לומר לעמית או לעמיתה

בחרו בעיה אחת שמשפיעה על העבודה המשותפת שלכם. העלאת כל התסכולים באותה שיחה מקשה להחליט מה צריך להשתנות. התחילו בדוגמה עדכנית שאפשר לתאר במדויק, וזהו את התוצאה המעשית הרצויה לכם. למשל, לקבל קובץ לפני תחילת הבדיקה, לדעת מי שולח עדכון ללקוח, או לתעד שינויים במקום ששניכם יכולים למצוא.

התחילו בארבעה חלקים: המשימה המשותפת, הבעיה שניתן להבחין בה, ההשפעה שלה והזמנה להסביר. כך לעמית או לעמיתה שלכם יש משהו מסוים להגיב עליו. הימנעו מניסוחים מוחלטים כמו "אתם תמיד" ומטענות על כוונות. אפשר לדבר ישירות בלי להחליט מראש מי גרם לכל הבעיה.

אפשר להשתמש בפתיחה הזו: "אפשר לדבר על [משימה מסוימת]? אחרי שקרה [אירוע שאפשר להבחין בו], הייתה לכך השפעה על העבודה: [השפעה]. הייתי רוצה שנסכים על [הצעד הבא]. איך הבנתם את הסיכום בינינו?" אמרו זאת במילים שלכם, במקום לדקלם נוסחה.

לדוגמה: "אפשר לדבר על העברת החומרים אתמול? קיבלתי את הטיוטה אחרי שהבדיקה התחילה, ולכן לא יכולתי לבדוק את הנתונים לפני ההצגה. הייתי רוצה לקבוע מועד להעברת הטיוטה שיתאים לשנינו. לאיזה מועד כיוונתם?"

אם תרמתם לבלבול, אמרו זאת בלי לוותר על הבקשה: "ההודעה שלי לא ציינה שעה מדויקת. אני יכול לתקן את זה. אני גם צריך שנוודא מתי הטיוטה תהיה מוכנה." תקשורת אסרטיבית מאפשרת לקחת אחריות וגם להציב גבול ברור.

הקפידו על פתיחה קצרה מספיק כדי שהעמית או העמיתה יוכלו לענות. נאום ארוך על ההיסטוריה של היחסים שלכם עלול להפוך מחלוקת ניתנת לפתרון בעבודה לוויכוח על האופי של מישהו. התחילו בנושא העבודה; דברו על היחסים רק אם זה נעשה רלוונטי.

התייחסו לגרסאות הסותרות כאל דבר שאפשר לבדוק יחד. שאלו כיצד העמית או העמיתה הבינו את המשימה, המועד האחרון או ההחלטה. לאחר מכן השוו את המידע הרלוונטי במקום לחזור על הגרסה שלכם בקול רם יותר. אי התאמה בתקשורת עשויה להתברר כששני הצדדים מסבירים מה חשבו שכבר סוכם.

הדוגמאות הבאות הן מצבים היפותטיים, ולא תיאורים של עובדים אמיתיים. כל אחת מהן מציגה מקור אחר לחיכוך בצוות. התאימו את הזמנים והאחריות לעבודה שלכם, ובדקו שאתם מוסמכים לקבוע את ההסכמה המוצעת. המטרה היא הסדר מעשי בין עמיתים, ולא החלטה משמעתית.

תגובה מתגוננת אינה מחייבת אתכם להגן על כל משפט שאמרתם. האטו, הכירו בדאגה שאתם יכולים להכיר בה בכנות, וחזרו לבעיה המסוימת בעבודה. שמרו על טון רגוע. אפשר להכיר בלחץ של אדם אחר בלי לוותר על בקשה נחוצה.

לאחר שתגיעו להסכמה, שלחו סיכום תמציתי. ציינו מי יעשה מה, עד מתי, באיזה ערוץ ומתי תבדקו את ההסדר. רישום בכתב אמור להקל על התיאום. הימנעו מלהפוך אותו לטיעון מסכם בשאלה מי טעה.

הנה תבנית אימייל לשימוש חוזר, שמולאה עבור תרחיש הדוח ההיפותטי. שנו כל פרט כך שיתאים למה שבאמת דנתם בו:

נושא: הסכמה על העברת הדוח ובדיקה בהמשך

היי [שם],

תודה שדיברת איתי היום על לוח הזמנים של הדוח. להבנתי, תעלה/י את הנתונים לתיקיית הדוח המשותפת עד יום חמישי בשעה 15:00 ותוסיף/י את ההערות עד יום שישי בשעה 9:00. אשלח את הדרישות עד יום רביעי בצהריים ואסיים את הבדיקה שלי עד יום שישי בצהריים.

נשתמש בערוץ הפרויקט כדי לעדכן על עיכוב לפני מועד העברת החומרים הרלוונטי, כולל הערכת זמן מעודכנת. אם הדרישות ישתנו, אעדכן את תיאור המשימה ואודיע לך שם.

נבדוק אחרי שני הדוחות הבאים אם הזמנים האלה משאירים מספיק זמן לבדיקה. אנא השב/י אם יש תיקונים להבנתי.

תודה,

[השם שלך]

אם לא הסכמתם, תארו את ההודעה במדויק: 'זו האפשרות שהצעתי; עדיין צריך להבהיר מי אחראי.' אל תציגו הצעה כהתחייבות משותפת. הגבילו את הנמענים לאנשים שזקוקים למידע, בהתאם לנוהלי התקשורת הרגילים של הצוות שלכם.

בקשו עזרה כשהמחלוקת דורשת החלטה שאף אחד מהעמיתים אינו מוסמך לקבל, כשהתהליך שעליו הסכמתם נכשל שוב ושוב, או כשהעמית או העמיתה מסרבים לטפל בבעיה המעכבת את העבודה. הציגו תיאור תמציתי של מה שקרה, מה ניסיתם ומה ההחלטה או התמיכה שאתם צריכים. בקשה מועילה יכולה להיות: "יש בינינו הבנה שונה לגבי מי מאשר את המשימה הזו. תוכל להבהיר מי אחראי לפני יום חמישי?"

[הנחיות Acas להעלאת בעיה בעבודה](https://www.acas.org.uk/how-to-raise-a-problem-at-work) תומכות בהתחלה בשיחה פרטית ולא פורמלית, כשזה מתאים, ובהעלאת הבעיה בפני מנהל כשצריך. Acas הוא מקור מבריטניה; זהו הקשר מעשי ולא הצהרה על כללים משפטיים שחלים ברחבי העולם.

במקרה של איומים, הטרדה, חשש לאפליה או בעיות חמורות אחרות, פעלו לפי מדיניות הדיווח של הארגון שלכם ופנו לתמיכה מתאימה. שיחה שגרתית עם עמית לעבודה עשויה לא להיות הצעד הראשון המתאים.

הבקשה שלכם לעזרה יכולה להתמקד באחריות ובתיאום מעשי. למנהלים המטפלים בביצועי עובדים או מתווכים בין עובדים הכפופים להם יש תפקיד אחר, המתואר במדריך [איך לנהל שיחות קשות עם עובדים](/blog/how-to-have-difficult-conversations-with-employees). תוכלו להסביר את החוויה שלכם בלי לקבל על עצמכם את תפקיד הניהול הזה.

בדקו את ההתנהגות שעליה הסכמתם, ולא אם היחסים פתאום מרגישים חמים ונעימים. פתרון מעשי עשוי לאפשר לכם לתאם עבודה באופן אמין, גם כשאתם חלוקים בדעתכם בנושאים אחרים. בשיחת המעקב המתוכננת, השוו את המשימות הבאות להסכמה ושאלו מה עדיין מקשה על העבודה.