Beispiele für professionelle Geschäftskommunikation in E-Mails, Meetings, Feedback und Kundengesprächen

"Professionelle Geschäftskommunikation" klingt wie ein vages Sammelbecken, aber in der Praxis läuft es auf sechs wiederkehrende Situationen hinaus: E-Mails schreiben, Meetings durchführen oder daran teilnehmen, Feedback geben und erhalten, Status-Updates senden, eine Grenze unter Druck halten und direkt mit Kunden oder Klienten sprechen. Gute Beispiele für professionelle Geschäftskommunikation in jeder dieser Situationen sehen unterschiedlich aus, weil die Einsätze, das Publikum und das Format alle ändern, was "klar und professionell" tatsächlich bedeutet.

Eine häufig zitierte Studie der Economist Intelligence Unit, in Auftrag gegeben von Lucidchart, schätzte die Kosten schlechter Arbeitsplatzkommunikation auf über 62.000 Dollar pro Mitarbeiter pro Jahr in verschwendeter Zeit und Nacharbeit. Diese Zahl ist leicht zu ignorieren, bis Sie ein Meeting hatten, das eine E-Mail hätte sein können, oder ein Status-Update dreimal umgeschrieben haben, weil der erste Entwurf den einzigen wichtigen Satz vergraben hat. Die Lösung ist keine Kommunikationsstil-Generalüberholung. Es geht darum, eine spezifische, praktikable Formulierung für die spezifische Situation vor Ihnen bereit zu haben, was der Rest dieser Anleitung durchläuft.

E-Mail ist der Ort, wo die meiste professionelle Geschäftskommunikation tatsächlich stattfindet, und es ist auch der Ort, wo der Ton am leichtesten falsch werden kann, da ein Vorbehalt, der laut fein klingt, in einer zwei-zeiligen Nachricht ausweichend oder barsch wirkt. Diese vier Situationen decken die Momente ab, in denen die Leute normalerweise steckenbleiben.

Meetings sind verbal, was bedeutet, dass die gleichen Wörter, die in einer E-Mail zuversichtlich wirken, laut flach oder zögerlich herauskommen können, wenn Sie sie nicht laut geübt haben. Diese Beispiele für professionelle Kommunikation in Meetings decken die Momente ab, die Menschen überraschen.

Feedback ist der Ort, wo viele Beispiele für professionelle Kommunikation in der Praxis auseinanderfallen, da der Instinkt entweder darin besteht, ein echtes Problem in Unklarheit zu erweichen oder es so stumpf zu erklären, dass es als Angriff landet. Diese Beispiele zielen auf die Mitte ab.

Status-Updates sind der Ort, an dem klare Geschäftskommunikation am meisten zählt und zuerst geopfert wird, normalerweise weil die Menschen standardmäßig auf einer Play-by-Play-Darstellung dessen verfallen, was sie getan haben, anstatt dessen, was der Leser tatsächlich wissen muss: Ist dies auf dem richtigen Weg, und muss etwas ihre Aufmerksamkeit haben.

Die Setzung einer Grenze bei der Arbeit ist eines der schwierigeren Beispiele für professionelle Kommunikation, um richtig zu werden, da die meisten Menschen entweder nachgeben und die zusätzliche Arbeit annehmen, oder auf eine Weise pushback, die als unkooperativ wirkt. Die Beispiele unten halten die Linie ohne beides.

Kunden- und Kundengespräche wiegen schwerer als interne, da die Beziehung und manchmal der Vertrag auf dem Spiel stehen. Dies sind einige der höchsten Einsätze Beispiele für professionelle Geschäftskommunikation, weil die Nachricht selbst oft unerwünscht ist, auch wenn sie gut gehandhabt wird.

Das Lesen von Beispielen für professionelle Geschäftskommunikation ist nützlich für Pattern-Matching, aber fast niemand klingt natürlich, wenn ein neues Skript zum ersten Mal laut versucht wird, besonders unter echtem Druck mit einem Kunden oder Manager, der auf eine Antwort wartet. Der Unterschied zwischen dem Lesen eines Skripts und der glatten Lieferung ist genau der Ort, an dem die meisten Menschen steckenbleiben, nicht darin, zu wissen, was zu sagen, sondern es sagen zu können, ohne zu zögern oder übereinstimmend zu klingen.

Hier macht Üben laut, vor dem echten Gespräch, den größten Unterschied. SayNow AI lässt Sie die genaue Situation durchführen, eine harte Kundenaktualisierung, ein Grenzziehungsgespräch mit einem Manager, ein Feedback, das Sie nervös sind zu geben, mit einem AI-Gesprächspartner, der wie eine echte Person antworten würde, damit Sie hören können, wie Ihre eigene Version des Skripts tatsächlich vor Angelegenheit klingt. Ein paar Durchläufe eines echten schwierigen Gesprächs gewöhnlich macht mehr für Ihr Vertrauen als das Lesen von zehn weiteren Beispielen.

Das Muster über alle diese Situationen ist gleich: seien Sie spezifisch über das, was passiert ist, sagen Sie, was Sie tatsächlich möchten, und geben Sie der anderen Person einen echten nächsten Schritt. Sobald diese Struktur vertraut ist, wird sie an jeden E-Mail-, Meeting- oder Kundencall angepasst, der vor Ihnen steht, viel schneller als jedes Mal von einer leeren Seite aus zu beginnen.