איך לתת משוב שלילי: סקריפט מילה במילה למנהלים וחברים

משוב שלילי הוא כל הודעה שאומרת למישהו שהעבודה, התנהגות או התפוקה שלהם נפלו קצר מזה שנדרש. זה מכסה טווח רחב: דוח עם שגיאות עובדות, תאריך יעד שהוחמץ, טון בפגישות שמשתיק אנשים אחרים, דפוס עבודה שלא השתפר לאחר שסומן פעם אחת כבר. מה שכל זה חולק הוא אותו אי-נוחות בסיסי: אתה עומד לומר משהו שהאדם השני לא רוצה לשמוע, ויש סיכוי אמיתי שזה משנה איך הם מרגישים בעניינך.

אי-נוחות זה בדיוק למה כל כך הרבה אנשים משתמשים בשפה עמומה במקום. "בואו נראה אם אנחנו יכולים להדק את זה בעתיד" קל יותר להגיד מאשר "שתי הצגות הלקוח האחרונות היו בעיות בתמחור," אבל זה גם כמעט חסר תועלת, כי לאדם השני אין מושג מה בדיוק צריך להשתנות. מחקר על הימנעות משוב כרך באופן עקבי אותו דפוס: מנהלים מעריכים בחסר כמה העובדים שלהם בעצם רוצים משוב ישיר וספציפי, ומעריכים יתר על המידה כמה זה יפגע בקשר. ניתוח Harvard Business Review משנת 2014 מאת Jack Zenger ו-Joseph Folkman, המבוסס על נתוני סקר מאלפי עובדים, מצא שרוב האנשים מעריכים משוב מתקנה כשימושי יותר לגדילתם מאשר שבח, בתנאי שהוא מסופק בבהירות ובכבוד.

הפחד אינו לא הגיוני; משוב שלילי שסופק בצורה גרועה כן פוגע בביטחון. אבל ההגנה איננה להרך את ההודעה עד שהיא נעלמת. זה להיות בעל מבנה מוכן כדי שלא תיהיו משכללים את הניסוח תוך כדי ניהול העצבים שלכם.

השיחה הולכת טוב יותר או גרוע יותר בהתאם להחלטות שאתם עושים לפני שאתם בכלל פותחים את הפה. כמה דקות של הכנה משנות את התוצאה יותר מאשר כל ניסוח clever עושה כשזה קורה.

זה החלק שרוב המדריכים מדלגים עליו. להלן מבנה בן ארבעה חלקים שאתם יכולים להשתמש כמעט מילה במילה, מותאם למצבכם. זה עובד בין אם אתם מנהל המדבר לעובד ישיר או עמיתה שמסמנת משהו לעמיתה, שזה גם מה שאנשים מתכוונים כשהם מחפשים איך לתת משוב בנוי במקום אחד גרידא שלילי, המבנה הבסיסי כמעט לא משתנה.

הסקריפט למעלה עובד באותו אופן בין אם אתם עומדים על דרגה מעל האדם או לא, אבל מנהל שנותן משוב שלילי לעובד נושא משקל נוסף, כי יש הבדל כוח בחדר אפילו אם אתם לא חשים שאתם משתמשים בו. אם מה שאתם באמת מחפשים הוא איך לתת משוב בנוי לעובדים ללא שזה חומצה את היחס, כמה התאמות חשובות במיוחד כשאתם זה עם הסמכות.

אפילו סקריפט שסופק היטב לעתים קרובות מקבל תגובה הגנתית, ורוב האנשים קופאים בפעם הראשונה שזה קורה כי הם לא תכננו בעבור זה. להיות בעל כמה קווים מוכנים מראש שומר על השיחה מלהתיל.

קומץ הרגלים מופיעים שוב ושוב במשוב שפוגע בביטחון במקום לבנות אותו.

stack יותר מנושא אחד לתוך שיחה יחידה. אם הימנעת משוב למשך שבועות, זה טמפטציה לעמוס הכל בבת אחת. האדם השני שומע את זה כל-מארב, לא קבוצה נפרדת וניתנת לפתרון נקודות. בחרו את זה חשוב ביותר עכשיו וזמן שיחה נפרדת לשאר.

הדג כל כך הרבה ההודעה נעלמת. "זה כנראה כלום, אבל אולי שקול..." כל כך רך שהרבה אנשים לא יוכלו להבין שהיתה לך משוב שלילי בכלל עד הרבה יותר מאוחר, כשהדפוס לא השתנה והיית מתוסכל זה לא היה מטופל.

תן משוב מול אנשים אחרים. אפילו הערה מתון נוחת גרועה יותר עם קהל, כי האדם השני צריך לנהל איך הם נראים בחבר'ים על גבי עיבוד מה שאמרת. שמור את זה להגדרה פרטית, גם קצרה.

שימוש בשפת תכונה במקום שפת התנהגות. "אתה רשלן" מתאר אדם ומזמין תגובה הגנתית. "שתי הדו"חות האחרונים היו בעיות תפסנו לפני שיצאו" מתאר משהו שקרה ונותן לאדם השני משהו קונקרטי לשינוי.

דלג על ההמשך. משוב שסופק פעם אחת ולעולם לא הונצח שוב מלמד את האדם השני שזה לא היה חשוב בעצם. בדיקה קצרה לאחר שהעובדה היא מה שהופך שיחה בודדת קשה להיות שינוי בפועל בהתנהגות.

הסקריפט במדריך זה בנוי לחתיכה יחידה וספציפית של משוב שלילי, תאריך יעד שחמקו, שגיאה בעובדה, בעיית טון בפגישה. זה לא אותו דבר כמו שיחה קשה על התנהגות, פיטורים, או קונפליקט מתמשך בין שני אנשים, אלו נושאים סיכון גבוה יותר ובדרך כלל צריכים מסלול ארוך יותר ומבנה שונה לחלוטין. זה גם לא בדיקת ביצועים מלאה, שמכסה תקופה ארוכה יותר וכמה נושאים בבת אחת במקום מופע יחיד וספציפי.

אם הנושא שאתם מתמודדים איתו הוא התנהגות יחידה וניתן לשם מהימים הארבעה האחרונים, הסקריפט בן ארבעה חלקים למעלה הוא הכלי הנכון. אם אתם בונים תכנית חוזרת כדי להכין מנהלים לקטגוריה שלמה של שיחות קשות יותר, או אתם מחפשים בנק של ניסוח על יחסים ומצבים שונים, אלו בעיות שונות שוות לגישה שלהן. מה שכל שלושתם חולקים הוא אותו משמעת בסיסית: שם התנהגות ספציפית, ציין את ההשפעה שלה, ודודו על צעד הבא, במקום לתקוות את ההודעה עוברת דרך טון בלבד.

החלק הקשה ביותר של למידה איך לתת משוב שלילי טוב הוא לא הבנת המבנה, זה אומר קו הפתיחה בקול רם בפעם הראשונה מבלי שזה יוצא יותר רועד מאשר התכוונתם. SayNow AI מאפשר לך תרגול רגע זה בדיוק, את הניסוח הספציפי, ההפסקה, התגובה להפעלה לאחור, לפני השיחה האמיתית קורה, כך הגרסה שאתם משלימים הוא זה שתרגלתם, לא זה שאתם משכללים תחת לחץ.