Come Dare un Feedback Negativo: uno Script Parola per Parola per Manager e Colleghi

Il feedback negativo è qualsiasi messaggio che dice a qualcuno che il suo lavoro, comportamento, o output non ha raggiunto ciò che era necessario. Questo copre una vasta gamma: un rapporto con errori fattuali, una scadenza mancata, un tono nelle riunioni che sta zittendo altre persone, un pattern di lavoro che non è migliorato dopo essere stato segnalato una volta. Ciò che tutto questo condivide è lo stesso disagio di base: stai per dire qualcosa che l'altra persona non vuole sentire, e c'è una vera possibilità che cambi il modo in cui si sentono nei tuoi confronti.

Questo disagio è esattamente il motivo per cui così tante persone si rifugiano nel linguaggio vago invece. "Vediamo se riusciamo a rendere questo più stretto in futuro" sembra più sicuro da dire rispetto a "gli ultimi due deck dei client avevano errori di prezzo", ma è anche praticamente inutile, perché l'altra persona non ha idea di cosa esattamente ha bisogno di cambiare. La ricerca sull'evitamento del feedback ha costantemente trovato lo stesso pattern: i manager sottovalutano quanto i loro dipendenti effettivamente desiderano feedback diretto e specifico, e sovrastimano quanto danneggiarà la relazione. Un'analisi del 2014 della Harvard Business Review di Jack Zenger e Joseph Folkman, basata su dati di sondaggi da migliaia di dipendenti, ha scoperto che la maggior parte delle persone valuta il feedback correttivo come più utile per la loro crescita rispetto alla lode, a patto che sia consegnato chiaramente e con rispetto.

La paura non è irrazionale, il feedback negativo mal consegnato danneggia la fiducia. Ma la soluzione non è ammorbidire il messaggio finché non scompare. È avere una struttura pronta così non stai improvvisando le parole mentre stai anche gestendo i tuoi nervi.

La conversazione va meglio o peggio in base alle decisioni che prendi prima di aprire la bocca. Qualche minuto di preparazione cambia il risultato più di qualsiasi fraseologia intelligente nel momento.

Questa è la parte che la maggior parte delle guide salta. Di seguito è una struttura a quattro parti che puoi usare quasi parola per parola, adattata alla tua situazione. Funziona sia che tu sia un manager che parla a un diretto sia un collega che segnala qualcosa a un collega, che è anche ciò che la gente intende quando cercano come dare un feedback costruttivo piuttosto che puramente negativo, la struttura sottostante cambia a malapena.

Lo script sopra funziona nello stesso modo sia che tu sia superiore alla persona sia no, ma un manager che dà feedback negativo a un dipendente ha un peso extra, perché c'è una differenza di potere nella stanza anche se non sembra di starlo usando. Se quello che stai realmente cercando è come dare feedback costruttivo ai dipendenti senza che la relazione si deteriori, alcuni aggiustamenti contano specificamente quando sei tu celui con autorità.

Anche uno script ben consegnato a volte riceve una reazione difensiva, e la maggior parte delle persone congela la prima volta che accade perché non l'ha pianificato. Avere qualche riga pronta in anticipo impedisce alla conversazione di deragliare.

Una manciata di abitudini appare ancora e ancora nel feedback che danneggia la fiducia invece di costruirla.

Impilare più di un problema in una singola conversazione. Se hai evitato il feedback per settimane, è allettante scaricare tutto in una volta. L'altra persona lo sente come un'imboscata, non una serie di punti separati e affrontabili. Scegli quello che conta di più adesso e programma una conversazione separata per il resto.

Coprir così tanto il messaggio scompare. "Questo è probabilmente nulla, ma forse considera..." è così debole che molte persone non realizzeranno che stavi dando feedback negativo fino a molto dopo, quando il pattern non è cambiato e sei frustrato che non sia stato mai affrontato.

Dare feedback di fronte ad altre persone. Anche una nota lieve atterra peggio con un pubblico, perché l'altra persona deve gestire come appare di fronte ai colleghi in cima a elaborare quello che hai detto. Salvalo per un setting privato, anche uno breve.

Usare il linguaggio dei tratti invece del linguaggio del comportamento. "Sei negligente" descrive una persona e invita una reazione difensiva. "Gli ultimi due rapporti avevano errori che abbiamo catturato prima che uscissero" descrive qualcosa che è successo e dà all'altra persona qualcosa di concreto da cambiare.

Saltare il follow-up. Il feedback che è consegnato una volta e mai rivisitato insegna all'altra persona che non era effettivamente importante. Un breve check-in dopo il fatto è quello che trasforma una singola conversazione difficile in un vero cambiamento nel comportamento.

Lo script in questa guida è costruito per un singolo, specifico pezzo di feedback negativo, una scadenza mancata, un errore in un deliverable, un problema di tono in una riunione. Non è la stessa cosa di una conversazione difficile sulla condotta, i licenziamenti, o un conflitto in corso tra due persone, quelli portano maggiori posti e di solito hanno bisogno di una pista più lunga e una struttura completamente diversa. Non è nemmeno una revisione completa delle prestazioni, che copre un periodo più lungo e temi multipli in una sola volta piuttosto che un'istanza specifica.

Se il problema che stai affrontando è un singolo, comportamento nominabile degli ultimi giorni, lo script a quattro parti sopra è lo strumento giusto. Se stai costruendo un programma ricorrente per preparare i manager per un'intera categoria di conversazioni più difficili, o stai cercando una banca di formulazioni in diverse relazioni e situazioni, questi sono problemi diversi che meritano il loro approccio. Quello che tutti e tre condividono è la stessa disciplina sottostante: nominare il comportamento specifico, dichiararne l'effetto, e atterra su un passo successivo, piuttosto che sperare che il messaggio passi solo attraverso il tono.

La parte più difficile dell'imparare come dare bene il feedback negativo non è capire la struttura, è dire la riga di apertura ad alta voce per la prima volta senza che esca più scossa di quanto intendevi. SayNow AI ti consente di fare una prova di quel momento esatto, la formulazione specifica, la pausa, la risposta all'opposizione, prima che la vera conversazione accada, così la versione che consegni è quella che hai praticato, non quella che hai improvvisato sotto pressione.