Wie man negatives Feedback gibt: Ein Wort-für-Wort-Skript für Manager und Kollegen

Negatives Feedback ist eine Botschaft, die jemandem mitteilt, dass seine Arbeit, sein Verhalten oder seine Leistung hinter dem zurückbleibt, was erforderlich war. Das deckt ein breites Spektrum ab: ein Bericht mit faktischen Fehlern, eine verpasste Frist, ein Ton in Meetings, der andere Menschen zum Schweigen bringt, ein Muster der Arbeit, das sich nach dem ersten Hinweis nicht verbessert hat. Was all das verbindet, ist die gleiche grundlegende Unbehaglichkeit: Du wirst etwas sagen, das die andere Person nicht hören möchte, und es besteht eine echte Chance, dass es ändert, wie sie sich über dich fühlt.

Das ist genau der Grund, warum so viele Menschen auf vage Formulierungen ausweichen. "Lassen Sie uns sehen, ob wir das in Zukunft verbessern können" klingt sicherer zu sagen als "die letzten zwei Client-Präsentationen hatten Preisfehler", aber es ist auch fast nutzlos, weil die andere Person keine Ahnung hat, was sich konkret ändern muss. Die Forschung zur Feedback-Vermeidung zeigt immer wieder das gleiche Muster: Manager unterschätzen, wie sehr ihre Mitarbeiter direktes, spezifisches Feedback tatsächlich mögen, und überschätzen, wie sehr es die Beziehung beschädigen wird. Eine 2014 Harvard Business Review-Analyse von Jack Zenger und Joseph Folkman basierend auf Umfragedaten von Tausenden von Mitarbeitern ergab, dass die meisten Menschen Feedback zur Verbesserung als nützlicher für ihr Wachstum bewerten als Lob, sofern es klar und respektvoll vermittelt wird.

Die Angst ist nicht irrational, schlecht vermitteltes negatives Feedback schadet dem Vertrauen. Aber die Lösung ist nicht, die Botschaft so lange zu abschwächen, bis sie verschwindet. Es geht darum, eine Struktur parat zu haben, damit Sie nicht die Formulierung improvisieren, während Sie auch Ihre eigenen Nerven managen.

Das Gespräch verläuft besser oder schlechter basierend auf Entscheidungen, die Sie treffen, bevor Sie überhaupt den Mund öffnen. Ein paar Minuten Vorbereitung ändern das Ergebnis mehr als jede clevere Formulierung im Moment.

Dies ist der Teil, den die meisten Leitfäden überspringen. Unten ist eine vierteilige Struktur, die Sie fast wörtlich verwenden können, angepasst an Ihre Situation. Sie funktioniert, ob Sie ein Manager sind, der mit einem direkten Mitarbeiter spricht, oder ein Kollege, der etwas einem Kollegen kennzeichnet. Das ist auch das, was Leute meinen, wenn sie nach konstruktivem Feedback statt rein negativem suchen. Die zugrunde liegende Struktur ändert sich kaum.

Das Skript oben funktioniert gleich, ob Sie der Person übergeordnet sind oder nicht, aber ein Manager, der negatives Feedback an einen Mitarbeiter gibt, trägt zusätzliches Gewicht, weil es einen Machtunterschied im Zimmer gibt, auch wenn Sie sich nicht so fühlen, als würden Sie ihn nutzen. Wenn das, was Sie wirklich anstreben, ist, wie Sie konstruktives Feedback an Mitarbeiter geben, ohne die Beziehung zu verderben, dann zählen ein paar Anpassungen speziell, wenn Sie derjenige sind, der die Autorität hat.

Auch ein gut vermitteltes Skript bekommt manchmal eine defensive Reaktion, und die meisten Menschen erstarren beim ersten Mal, weil sie nicht dafür geplant haben. Ein paar Sätze bereit im Voraus halten das Gespräch davon ab, entgleitet.

Eine Handvoll von Gewohnheiten tauchen immer wieder in Feedback auf, das Vertrauen beschädigt, anstatt es aufzubauen.

Mehr als ein Problem in ein einziges Gespräch packen. Wenn Sie Feedback Wochen lang vermieden haben, ist es verführerisch, alles auf einmal auszuladen. Die andere Person nimmt es als einen Überfall, nicht als einen Satz von separaten, adressierbaren Punkten. Wählen Sie den aus, der jetzt am wichtigsten ist, und planen Sie ein separates Gespräch für den Rest.

So viel hedging, dass die Botschaft verschwindet. "Das ist wahrscheinlich nichts, aber vielleicht sollte man ...", ist so weich, dass viele Menschen nicht realisieren, dass Sie negatives Feedback gaben, bis viel später, wenn das Muster nicht geändert hat und Sie frustriert sind, dass es nie angesprochen wurde.

Feedback vor anderen Menschen geben. Selbst eine milde Notiz landet schlechter mit einem Publikum, weil die andere Person managen muss, wie sie vor Kollegen aussieht, zusätzlich zum Verarbeiten von dem, was Sie gesagt haben. Sparen Sie es für eine private Einstellung, sogar eine kurze.

Charaktersprache statt Verhaltenssprache verwenden. "Du bist nachlässig" beschreibt eine Person und lädt zu einer defensiven Reaktion ein. "Die letzten zwei Berichte hatten Fehler, die wir vor der Veröffentlichung entdeckten," beschreibt etwas, das passiert ist, und gibt der anderen Person etwas Konkretes zu ändern.

Das Folge-up überspringen. Feedback, das einmal vermittelt und nie überprüft wird, lehrt die andere Person, dass es eigentlich nicht wichtig war. Ein kurzer Check-In später ist das, was ein einzelnes schwieriges Gespräch zu einem echten Verhaltensänderung verwandelt.

Das Skript in diesem Leitfaden wird für ein einzelnes, spezifisches Stück negatives Feedback gebaut: eine verpasste Frist, ein Fehler in einem Ergebnis, ein Tonproblem in einem Meeting. Es ist nicht das gleiche wie ein schwieriges Gespräch über Verhalten, Entlassungen oder einen laufenden Konflikt zwischen zwei Menschen. Diese tragen höhere Einsätze und benötigen normalerweise eine längere Vorbereitung und eine andere Struktur insgesamt. Es ist auch kein vollständiger Performance-Review, der einen längeren Zeitraum und mehrere Themen auf einmal abdeckt, anstatt ein spezifisches Beispiel.

Wenn das Problem, dem Sie gegenüberstehen, ein einzelnes, benennbares Verhalten der letzten Tage ist, ist das vierteilige Skript oben das richtige Werkzeug. Wenn Sie ein wiederkehrendes Programm aufbauen, um Manager auf eine ganze Kategorie von schwierigeren Gesprächen vorzubereiten, oder Sie suchen nach einer Reihe von Formulierungen über verschiedene Beziehungen und Situationen hinweg, sind das unterschiedliche Probleme, die ihren eigenen Ansatz wert sind. Was alle drei verbindet, ist die gleiche zugrunde liegende Disziplin: benennen Sie das spezifische Verhalten, sagen Sie dessen Auswirkung, und einigen Sie sich auf einen nächsten Schritt, anstatt zu hoffen, dass die Botschaft durch den Ton allein durchkommt.

Der schwierigste Teil des Lernens, wie man negatives Feedback gut gibt, ist nicht das Verständnis der Struktur, sondern das erste Mal die Eröffnungszeile laut zu sagen, ohne dass sie wackliger herauskommt, als Sie beabsichtigt haben. SayNow AI ermöglicht Ihnen, diesen exakten Moment zu üben, die spezifische Formulierung, die Pause, die Antwort auf den Gegeneinwand, bevor das echte Gespräch passiert. So ist die Version, die Sie liefern, die, die Sie geübt haben, nicht die, die Sie unter Druck improvisiert haben.