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Conversations difficiles au travail : 8 exemples avec les phrases à dire

Conversations difficiles au travail

Une conversation difficile au travail se passe mieux quand vous dites la phrase qui fâche dans les trente premières secondes, que vous décrivez les faits sans les juger et que vous demandez une seule chose précise. Voici des exemples pour huit situations, chacun avec un échange complet à adapter.

Dernière mise à jour:

Chaque exemple comporte les mêmes éléments : quand l’utiliser, une phrase d’ouverture, un échange complet avec les deux interlocuteurs, deux ou trois variantes, une réponse si l’autre résiste et les phrases qui enveniment généralement les choses.

Tutoiement ou vouvoiement : les échanges avec un manager, un collaborateur ou un client sont au vous, ceux entre collègues au tu. Si tout le monde se tutoie dans votre entreprise, changez simplement la forme, la structure reste la même.

Les prénoms, les dates et les chiffres sont là pour l’exemple. Mettez les vôtres et dites l’échange à voix haute au moins deux fois avant la vraie conversation. Ce qu’on lit en silence et ce qui sort de la bouche le moment venu se ressemblent rarement.

Une trame en 4 étapes pour toute conversation difficile

Les huit échanges suivent ces quatre étapes. Si votre situation n’est pas dans la liste, elles vous permettent de construire le vôtre en quelques minutes.

  1. 1Annoncer le sujet d’entrée
  2. 2Décrire ce qui s’est passé
  3. 3Dire ce que cela a entraîné
  4. 4Demander une chose et convenir de la suite

  1. Étape 1: Annoncer le sujet d’entrée

    Dites de quoi vous voulez parler dès la première ou la deuxième phrase. Les banalités d’usage avant une mauvaise nouvelle inquiètent votre interlocuteur, qui sent bien que quelque chose arrive.

    À dire comme ceciJe voudrais vous parler des deux dernières échéances.

  2. Étape 2: Décrire ce qui s’est passé

    Donnez des faits qu’une autre personne présente pourrait confirmer : une date, un chiffre, une phrase qui a été prononcée. Laissez de côté ce que cela dit, selon vous, de la personne.

    À dire comme ceciLe rapport était prévu pour le 3, il est arrivé le 9.

  3. Étape 3: Dire ce que cela a entraîné

    Expliquez l’effet sur vous, sur l’équipe ou sur le client. On peut contester une intention pendant des heures, beaucoup moins une conséquence.

    À dire comme ceciJ’ai présenté devant la direction sans les chiffres et la décision a été reportée.

  4. Étape 4: Demander une chose et convenir de la suite

    Terminez par une seule demande concrète et une date. Puis taisez-vous et laissez l’autre répondre. Celui qui réclame cinq choses à la fois n’en obtient en général aucune.

    À dire comme ceciSi une date risque de glisser, prévenez-moi dès que vous le savez. On est d’accord là-dessus ?

8 conversations difficiles, mot pour mot

Choisissez la situation la plus proche de la vôtre. Devant chaque réplique, vous voyez qui parle.

Dire à son manager qu’on est débordé

Quand l’utiliser

Vous vous êtes engagé sur plus de travail que vous n’avez d’heures, et quelque chose va passer à la trappe dans les deux semaines. Allez-y avant de rater une échéance. Avant, votre manager peut déplacer des priorités ; après, il ne reste qu’à s’expliquer.

Phrase d’ouverture

J’aimerais vous parler de ma charge de travail. J’ai plus de dossiers que je ne peux en traiter correctement, et j’ai besoin de vous pour décider de ce qui passe en premier.

L’échange complet

Vous: Merci de me recevoir. J’aimerais vous parler de ma charge de travail, parce que j’en suis au point où quelque chose va passer à la trappe.

Manager: D’accord. Qu’est-ce qui se passe ?

Vous: En ce moment, j’ai le rapport du troisième trimestre, la migration vers le nouveau prestataire et l’intégration des deux nouveaux arrivants. Pris séparément, tout est faisable. Ensemble, cela fait à peu près soixante heures par semaine, et ça dure depuis un mois.

Manager: Je n’avais pas mesuré que c’était devenu aussi lourd.

Vous: J’aurais dû vous en parler plus tôt. Je ne veux pas vous annoncer un jour une échéance ratée, donc je préfère régler ça maintenant. Si c’était à moi de choisir, je garderais le rapport et la migration, et je passerais la main sur l’intégration.

Manager: Qui pourrait la reprendre ?

Vous: Camille s’en est occupée l’an dernier et me dit qu’elle a du temps en ce moment. Je peux lui faire la passation jeudi, en une heure.

Manager: Très bien, on fait comme ça. Revenez vers moi si c’est encore trop dans deux semaines.

Vous: Entendu. Je vous envoie un court message aujourd’hui avec ce qui bouge et pour quand.

Variantes

  • Plus en douceurEst-ce que je pourrais avoir votre avis sur mes priorités ? J’ai trois livrables sur les deux mêmes semaines, et je crains de ne pas pouvoir tenir les trois au niveau que vous attendez.

  • Plus directJe ne pourrai pas livrer les trois pour le 30. Je peux en livrer deux. Lesquels comptent le plus pour vous ?

  • Confirmation écriteMerci pour notre échange de ce matin. Pour confirmer : je garde le rapport trimestriel et la migration, Camille reprend l’intégration à partir de jeudi, et nous refaisons un point le 14. N’hésitez pas à me corriger si j’ai mal compris quelque chose.

Si l’autre résiste

Manager: Tout le monde est chargé en ce moment. Il va falloir vous organiser.

Vous: Je vois bien que toute l’équipe est sous tension, et je ne cherche pas à me défiler. Mais avec la liste actuelle, l’un des trois dossiers sera en retard. Je préfère que vous choisissiez lequel maintenant plutôt que vous ne le découvriez après coup.

Ce qu’il vaut mieux ne pas dire

  • Je suis complètement sous l’eau. C’est un ressenti, et votre manager ne peut rien décider à partir de là. Venez avec la liste et les heures.

  • Je n’en peux plus, ça ne peut pas continuer. On croirait une démission. Vous voulez un changement de priorités, alors demandez cela.

  • Les autres n’en ont pas la moitié. La conversation porte désormais sur vos collègues, et votre manager va se mettre à les défendre.

Faire un retour critique à un collègue

Quand l’utiliser

Un collègue de même niveau a fait quelque chose qui a pesé sur votre travail, et vous préférez qu’il l’apprenne de vous plutôt que de sa hiérarchie. En tête-à-tête et dans les jours qui suivent, tant que vous avez tous les deux l’épisode en mémoire.

Phrase d’ouverture

Je peux te faire un retour sur le rendez-vous client d’hier ? C’est un point précis.

L’échange complet

Vous: Tu as dix minutes ? J’aimerais te faire un retour sur le rendez-vous client d’hier. C’est un point précis.

Collègue: Oui, vas-y.

Vous: Quand le client a posé la question du calendrier, tu as répondu avant que j’aie terminé et tu as dit qu’on livrait en mars. Dans ma partie du planning, c’est mai.

Collègue: Je voulais le rassurer. Il commençait à s’inquiéter.

Vous: J’ai vu, et ça l’a effectivement rassuré. Le souci, c’est qu’il a maintenant mars dans ses notes, et que c’est à moi de revenir dessus.

Collègue: Je ne l’avais pas vu comme ça.

Vous: Ce que je te demande : quand une date arrive sur la table, c’est celui qui porte le sujet qui répond. Ou alors on dit qu’on confirme avant la fin de la journée.

Collègue: Ça me paraît juste. Tu veux que je rectifie auprès du client ?

Vous: Envoyons-le ensemble. Je rédige deux lignes et tu ajoutes les tiennes.

Variantes

  • Plus en douceurIl me manque peut-être un élément, dis-le-moi si c’est le cas. La date de mars, hier, m’a pris de court. On peut parler de la façon dont on annonce les dates devant le client ?

  • Plus directLa date de mars que tu as donnée au client est fausse, et il faut qu’on la corrige aujourd’hui. La prochaine fois, laisse-moi répondre aux questions de calendrier.

  • Confirmation écriteSuite à notre échange : on envoie aujourd’hui au client le calendrier corrigé (mai, pas mars) et, à partir de maintenant, c’est la personne qui porte le lot qui répond aux questions de dates. Merci de m’avoir écouté.

Si l’autre résiste

Collègue: Tu en fais trop. C’était une phrase, rien de plus.

Vous: C’était une phrase, et c’est justement celle que le client a notée. Je ne pense pas que tu l’aies fait exprès. Je te demande un seul changement pour le prochain rendez-vous.

Ce qu’il vaut mieux ne pas dire

  • Tu coupes toujours la parole. Avec « toujours », l’autre cherche l’exception et n’écoute plus. Restez sur un rendez-vous et sur un moment.

  • Ne le prends pas mal, mais… La phrase annonce qu’il y a de quoi le prendre mal et met l’autre sur la défensive avant que vous ayez rien dit.

  • On est plusieurs à l’avoir remarqué… Un groupe anonyme ressemble à un guet-apens. Parlez en votre nom.

Aborder des délais non tenus avec un collaborateur

Quand l’utiliser

Une personne de votre équipe a dépassé au moins deux dates convenues. Parlez-en après la deuxième. Avant l’entretien, notez les dates prévues et celles où le travail est réellement arrivé.

Phrase d’ouverture

Je voudrais qu’on parle des deux dernières échéances. J’aimerais comprendre ce qui coince et voir avec vous comment on règle ça.

L’échange complet

Vous: Je voudrais consacrer cette demi-heure aux deux dernières échéances. L’analyse tarifaire était prévue pour le 3, elle est arrivée le 9. La synthèse fournisseurs était attendue vendredi dernier et je ne l’ai pas encore.

Collaborateur: Je sais. Je suis sous l’eau.

Vous: Racontez-moi. Qu’est-ce qui vous prend du temps ?

Collaborateur: Les données de la comptabilité arrivent systématiquement en retard, et je me retrouve à tout refaire.

Vous: C’est utile à savoir, je l’ignorais. De mon côté, voilà ce qui s’est passé : j’ai présenté devant la direction sans les chiffres tarifaires, et la décision a été repoussée d’un mois.

Collaborateur: Je ne pensais pas que ça avait eu cet effet.

Vous: C’est pour cela que je vous en parle. J’ai besoin d’une chose : si une date risque de glisser, vous me prévenez dès que vous le savez, pas le jour même. Et je vois la comptabilité cette semaine pour leur partie.

Collaborateur: D’accord. Ça, je peux le faire.

Vous: Pour quand puis-je avoir la synthèse fournisseurs ?

Collaborateur: Mercredi, en fin de journée.

Vous: Mercredi, c’est noté. On regarde où on en est lors de notre point de la semaine prochaine.

Variantes

  • Plus en douceurLes deux derniers travaux sont arrivés après la date convenue, et cela ne vous ressemble pas. Y a-t-il quelque chose que je devrais savoir ?

  • Plus directC’est le deuxième délai dépassé ce mois-ci. J’ai besoin de la synthèse fournisseurs mercredi, et d’être prévenu au moins deux jours à l’avance si une prochaine date doit bouger.

  • Confirmation écriteRécapitulatif de notre entretien : synthèse fournisseurs pour mercredi en fin de journée. Désormais, vous me signalez toute date à risque dès que vous la voyez. Je fais le point cette semaine avec la comptabilité sur les données tardives. Nous en reparlons mardi prochain.

Si l’autre résiste

Collaborateur: Les délais n’étaient pas réalistes dès le départ.

Vous: C’est possible, et j’ai besoin de l’entendre. Le bon moment pour me le dire, c’est quand on fixe la date, ou le jour où vous voyez que ça ne passera pas. Quelle date aurait été réaliste pour la synthèse fournisseurs ?

Ce qu’il vaut mieux ne pas dire

  • Il faut mieux gérer votre temps. C’est un diagnostic, et vous ne connaissez pas encore la cause. Dans l’exemple, il s’agissait de données livrées en retard par un autre service.

  • Vous me décevez. La phrase juge la personne. Parlez des deux dates et de ce qu’elles ont entraîné.

  • Que cela ne se reproduise pas. Telle quelle, c’est une menace sans consigne. Dites ce qui doit se passer à la place.

Exprimer un désaccord sur une décision en réunion

Quand l’utiliser

Une décision est sur le point d’être prise et vous voyez un risque que personne n’a évoqué. Intervenez tant qu’elle peut encore changer. Si elle a déjà été annoncée comme définitive, demandez un échange à part au lieu de la rouvrir devant tout le monde.

Phrase d’ouverture

Avant qu’on arrête la décision : je ne vois pas les choses de la même façon, et j’aimerais deux minutes pour expliquer pourquoi.

L’échange complet

Directeur: Donc on part sur un prestataire unique. Des objections avant de passer à la suite ?

Vous: Oui, une. Avant qu’on arrête la décision : je ne vois pas les choses de la même façon, et j’aimerais deux minutes pour expliquer pourquoi.

Directeur: Je vous écoute.

Vous: Je suis d’accord, un prestataire unique est plus simple à piloter. Ce qui m’inquiète, c’est le support. L’an dernier, quand leur système est tombé, nous avons attendu quatre jours avant la réparation. Avec un seul prestataire, nous n’aurions aucune solution de repli.

Directeur: Nous avons négocié de meilleures conditions cette fois.

Vous: C’est un plus. Les nouvelles conditions prévoient-elles un délai d’intervention par écrit ? Si oui, cela me va. Sinon, je proposerais de garder le second prestataire pour les deux systèmes critiques.

Directeur: Il faudrait que je vérifie dans le contrat.

Vous: Peut-on attendre votre vérification pour la décision finale ? Je vous prépare le comparatif sur une page d’ici demain.

Directeur: Entendu. Envoyez-le-moi et nous confirmons jeudi.

Vous: Très bien. Et une fois la décision prise, je la soutiendrai, quelle qu’elle soit.

Variantes

  • Plus en douceurEst-ce que je peux soulever un point ? Je suis peut-être la seule personne à l’avoir en tête, mais je préfère en parler maintenant que dans trois mois.

  • Plus directJe ne suis pas d’accord avec cette décision. Le risque sur le support est trop élevé, et je souhaite que ce soit noté au compte rendu même si nous avançons.

  • Confirmation écriteComme évoqué en réunion ce matin, vous trouverez ci-joint le comparatif des conditions de support, sur une page. Ma recommandation est de conserver le second prestataire pour les deux systèmes critiques. Je me rangerai à la décision du groupe jeudi.

Si l’autre résiste

Directeur: Nous en avons déjà discuté. La décision est prise.

Vous: C’est entendu, je la soutiendrai. Je demande simplement que ma réserve sur le délai d’intervention figure au compte rendu, et je propose qu’on refasse le point à la fin du premier trimestre.

Ce qu’il vaut mieux ne pas dire

  • Sauf votre respect, c’est une erreur. La formule de politesse n’adoucit pas le verdict qui suit. Nommez le risque au lieu de noter la décision.

  • Personne ici n’y croit. Vous ne pouvez parler que pour vous, et ceux que vous venez d’enrôler n’apprécieront pas forcément.

  • Je vous l’avais bien dit. Si les faits vous donnent raison dans trois mois, tout le monde le saura déjà. Venez avec la solution.

Dire non à une collègue qui demande un coup de main en plus

Quand l’utiliser

Une collègue vous demande de prendre en charge quelque chose qui ne relève pas de vous, et accepter vous ferait rater l’un de vos propres engagements. Répondez le jour même. Un « je vais voir » qui traîne la laisse sans plan B.

Phrase d’ouverture

Cette semaine, je ne peux pas m’en charger. Je te dis en revanche ce que je peux faire.

L’échange complet

Collègue: Tu pourrais préparer les slides pour la revue de jeudi ? Tu vas tellement plus vite que moi.

Vous: Merci d’avoir pensé à moi. Cette semaine, je ne peux pas m’en charger.

Collègue: Il y en a pour deux heures, pas plus.

Vous: Je te crois. J’ai l’audit à rendre vendredi, et ces deux heures-là sont précisément celles que je n’ai pas.

Collègue: Je ne vois vraiment pas comment je vais m’en sortir.

Vous: Voilà ce que je peux faire : je t’envoie le modèle que j’ai utilisé le trimestre dernier, et mercredi après-midi je relis ton brouillon pendant un quart d’heure.

Collègue: D’accord, ça m’aiderait déjà.

Vous: Parfait. Envoie-le-moi mercredi avant quinze heures et tu auras mes remarques dans la journée.

Variantes

  • Plus en douceurJ’aimerais t’aider, mais cette semaine je ne pourrais pas le faire correctement. Mardi prochain, ce serait trop tard ?

  • Plus directNon, ce n’est pas possible. Je suis pris jusqu’à vendredi.

  • Confirmation écriteJ’ai regardé ma semaine : je ne peux pas prendre les slides. Je te mets en pièce jointe le modèle du trimestre dernier. Si tu m’envoies un brouillon mercredi avant 15 h, je le relis dans l’après-midi.

Si l’autre résiste

Collègue: Je t’ai bien dépanné le mois dernier.

Vous: C’est vrai, et je ne l’oublie pas. Je te revaudrai ça, mais pas cette semaine. À partir de vendredi, j’ai de la marge. Tu as quoi de prévu à ce moment-là ?

Ce qu’il vaut mieux ne pas dire

  • Je vais voir, peut-être. Si vous savez déjà que c’est non, vous ne faites que repousser la réponse, et votre collègue perd une journée.

  • Je suis vraiment désolé, ça m’embête, c’est juste que… De longues excuses laissent penser qu’on peut encore négocier. Un « je ne peux pas » et une proposition suffisent.

  • Une excuse inventée. Si elle est découverte, elle vous coûtera plus cher que le non.

Parler à un collègue d’un comportement qui pose problème

Quand l’utiliser

Quelque chose se répète : des interruptions, des remarques ironiques, votre travail présenté comme le sien. Pour un fait isolé, laissez passer ou glissez-le en passant. Le harcèlement et la discrimination, c’est autre chose. Cela se signale à votre manager, aux ressources humaines ou aux représentants du personnel, et une conversation préparée ne suffit pas.

Phrase d’ouverture

Il s’est passé plusieurs fois quelque chose dans nos réunions, et je préfère en parler directement avec toi.

L’échange complet

Vous: Tu as cinq minutes ? Il y a quelque chose dont je préfère parler directement avec toi.

Collègue: Oui, qu’est-ce qu’il y a ?

Vous: Lundi, en réunion de planification, j’ai été interrompu trois fois pendant que je présentais le calendrier. Deux fois par toi. La semaine d’avant, c’était pareil.

Collègue: Je ne m’en suis pas rendu compte. Quand j’ai une idée, je fonce.

Vous: Je sais que ce n’est pas volontaire. Seulement, je perds le fil, et la salle n’entend que la moitié du plan.

Collègue: Désolé. Ce n’est pas ce que je cherche.

Vous: Merci. Ce qui m’aiderait : que tu me laisses aller au bout d’un point. Ensuite je m’arrête et je demande les réactions. Et si je suis trop long, dis-le-moi après.

Collègue: Ça marche. Fais-moi signe si je recommence.

Vous: D’accord. Je dirai simplement : « Une seconde, je termine. »

Variantes

  • Plus en douceurJe ne sais pas si tu en as conscience, alors je préfère te le dire : on me coupe assez souvent dans nos réunions, et ça me déstabilise. On essaie de trouver une solution ?

  • Plus directJe te demande de ne plus m’interrompre en réunion. C’est arrivé trois fois lundi. Laisse-moi finir, tu réagis ensuite.

  • Confirmation écriteNous avons parlé le 12 des interruptions en réunion de planification. C’est arrivé encore deux fois aujourd’hui. J’aimerais régler ça entre nous. Si on n’y arrive pas, je demanderai à [prénom du manager] de nous aider.

Si l’autre résiste

Collègue: Tu es un peu susceptible, non ?

Vous: Peut-être. Je te le demande quand même. Trois interruptions dans une présentation, ça me complique le travail, et pour toi c’est un petit changement.

Ce qu’il vaut mieux ne pas dire

  • Tu es vraiment mal élevé. Un jugement sur le caractère appelle une défense du caractère. Comptez plutôt les interruptions.

  • Tout le monde te trouve pénible. Votre demande est devenue une condamnation prononcée par tout le bureau.

  • Bon, laisse tomber. Si vous retirez le sujet après l’avoir posé, l’autre en conclut qu’il n’avait pas d’importance.

Annoncer une mauvaise nouvelle à un client

Quand l’utiliser

Une livraison prend du retard, le prix augmente ou quelque chose a dérapé de votre côté. Appelez dès que les faits sont établis et que vous avez au moins une solution à proposer. L’écrit vient ensuite pour confirmer, mais on l’annonce d’abord de vive voix.

Phrase d’ouverture

Je vous appelle pour une mauvaise nouvelle concernant la date de lancement, et je tenais à ce que vous l’appreniez par moi, tout de suite.

L’échange complet

Vous: Bonjour Madame Lefèvre, merci de prendre mon appel au pied levé. Je vous appelle pour une mauvaise nouvelle concernant la date de lancement, et je tenais à ce que vous l’appreniez par moi, tout de suite.

Cliente: Je vous écoute.

Vous: Nous ne tiendrons pas le 15. Mardi, les tests ont révélé une anomalie dans le module de paiement. La corriger proprement et tout retester demande dix jours ouvrés.

Cliente: C’est un vrai problème pour nous. Nous avons déjà annoncé le 15.

Vous: Je le sais, et j’en suis désolé. L’erreur vient de chez nous.

Cliente: Et donc, quelles sont mes options ?

Vous: Il y en a deux. Soit nous lançons l’ensemble le 29. Soit nous lançons le 15 sans le paiement en ligne et nous l’ajoutons le 29. Je vous recommande la seconde, car votre annonce reste valable.

Cliente: Il faut que j’en parle à mon équipe.

Vous: Bien sûr. Je vous envoie les deux options par écrit dans l’heure, avec ce que chacune implique pour vous. Pouvons-nous nous rappeler demain à dix heures ?

Cliente: Dix heures, c’est bon pour moi.

Vous: Je vous remercie. Et à partir d’aujourd’hui, vous recevrez de ma part un point d’avancement tous les deux jours jusqu’à la mise en ligne.

Variantes

  • Plus en douceurJe préfère vous le dire tôt plutôt que tard : la date du 15 est menacée. Je vous explique ce que nous avons trouvé et ce que nous pouvons faire.

  • Plus directLe lancement est décalé de deux semaines. La nouvelle date est le 29. Je vous en donne la raison, puis vos deux options.

  • Confirmation écriteSuite à notre échange téléphonique de ce jour, le lancement du 15 n’est pas possible en raison d’une anomalie détectée dans le module de paiement. Option A : lancement complet le 29. Option B : lancement le 15 sans paiement en ligne, celui-ci étant ajouté le 29. Nous recommandons l’option B. Merci de nous confirmer votre choix d’ici demain 10 h.

Si l’autre résiste

Cliente: C’est inadmissible. Nous vous payons pour livrer dans les temps.

Vous: Votre colère est légitime, et ce retard est de notre fait. Je ne peux pas vous donner le 15 avec un paiement qui fonctionne. Je peux vous donner ces deux options et un point d’avancement tous les deux jours. Laquelle fait le moins de dégâts de votre côté ?

Ce qu’il vaut mieux ne pas dire

  • Malheureusement, pour des raisons indépendantes de notre volonté… La formule cache ce qui s’est passé, et le client posera la question de toute façon. Dites ce qui a été trouvé et quand.

  • En réalité, c’est la faute du sous-traitant. C’est vous que le client a choisi, pas votre sous-traitant.

  • Le 29, ce sera prêt, c’est certain. Ne le dites que si vous en êtes sûr. Une deuxième date manquée coûte bien plus cher que la première.

Demander des précisions quand les attentes sont floues

Quand l’utiliser

On vous a confié une tâche et vous ne savez pas à quoi ressemble le travail terminé, ou bien deux personnes vous ont dit des choses différentes. Posez la question au départ, avant de passer une semaine sur la mauvaise version.

Phrase d’ouverture

Je veux m’assurer de vous livrer ce dont vous avez vraiment besoin. Puis-je vérifier trois points avec vous ?

L’échange complet

Vous: Auriez-vous dix minutes pour l’étude de marché ? Je veux m’assurer de vous livrer ce dont vous avez besoin, et trois points ne sont pas encore clairs pour moi.

Manager: Bien sûr. Il me semblait que la demande était assez claire, mais allez-y.

Vous: Premier point : qui va la lire ? Le comité de direction ou l’équipe commerciale ?

Manager: Le comité de direction, surtout.

Vous: Alors je fais court, cinq pages maximum. Deuxième point : quelle décision doit-elle les aider à prendre ?

Manager: Savoir si nous allons sur le marché espagnol l’an prochain.

Vous: Très bien, cela change ce que j’y mets. Troisième point : quand vous dites « pour la fin du mois », vous attendez la version finale ou un projet à commenter ?

Manager: Un projet pour le 24, la version finale pour le 30.

Vous: Donc : un projet de cinq pages pour le comité de direction le 24, centré sur la décision Espagne, et la version finale le 30. C’est bien cela ?

Manager: Oui, exactement.

Vous: Merci. Je vous le confirme par mail, comme ça nous l’avons tous les deux par écrit.

Variantes

  • Plus en douceurCela m’a peut-être échappé dans la demande. Pourriez-vous me redire à quoi doit ressembler l’étude une fois terminée ?

  • Plus directJ’ai reçu deux consignes différentes sur ce dossier, l’une de vous, l’autre de Marc. Laquelle s’applique ?

  • Confirmation écritePour confirmer ce que j’ai compris : un projet de 5 pages pour le comité de direction le 24, centré sur l’entrée sur le marché espagnol, puis la version finale le 30. Si un point est inexact, merci de me le dire d’ici demain pour que je ne parte pas dans la mauvaise direction.

Si l’autre résiste

Manager: Faites au mieux. Je n’ai pas le temps pour ça.

Vous: Très bien. Donnez-moi trente secondes : je pars du principe que c’est pour le comité de direction et que cela porte sur la décision Espagne. Si ce n’est pas ça, dites-le-moi maintenant, cela nous évitera à tous les deux de recommencer.

Ce qu’il vaut mieux ne pas dire

  • Je ne vois pas du tout ce que vous voulez. La phrase sonne comme un reproche. Interrogez sur le lecteur, la décision et la date.

  • Personne ne m’a rien expliqué. C’est peut-être vrai, mais cela ouvre une discussion sur le passé, et l’étude n’est toujours pas définie.

  • Oui, oui, c’est clair. Dite alors que rien ne l’est, c’est la phrase la plus coûteuse de toute cette liste.

Répétez cette conversation précise à voix haute

Dans SayNow AI, vous choisissez un scénario, par exemple une conversation difficile ou une situation où il faut poser ses limites, et l’IA joue votre interlocuteur dans une conversation vocale en temps réel. À la fin, vous recevez une note et des pistes sur la fluidité, la structure, l’adéquation à la situation et l’atteinte de votre objectif.

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Questions fréquentes

Comment commencer une conversation difficile au travail ?
Annoncez le sujet dès la première phrase et dites pourquoi vous l’abordez : « Je voudrais vous parler des deux dernières échéances, parce que j’aimerais comprendre ce qui coince. » Épargnez-vous le long préambule. Demandez un moment en tête-à-tête, dites de quoi il s’agit, puis donnez un fait précis.
Comment dire à son manager qu’on est débordé sans passer pour quelqu’un qui n’y arrive pas ?
Venez avec une liste, pas avec un ressenti. Citez les dossiers, le nombre d’heures qu’ils représentent à peu près et celui que vous décaleriez ou confieriez à quelqu’un d’autre. Demandez ensuite à votre manager de fixer la priorité. « Je n’y arrive pas » devient ainsi une question de planification, et planifier fait partie du rôle d’un manager.
Comment faire un retour négatif à un collègue ?
En tête-à-tête, dans les jours qui suivent et sur un seul fait. Décrivez ce que la personne a fait, dites ce que cela a entraîné et demandez un changement pour la fois suivante. Évitez « toujours » et « jamais », et ne citez pas l’avis des autres.
Vaut-il mieux avoir une conversation difficile de vive voix ou par mail ?
D’abord de vive voix, en face à face ou par téléphone, puis un mail pour confirmer ce qui a été convenu. Un message écrit ne peut pas répondre à une question, et une mauvaise nouvelle qui n’arrive que par écrit paraît souvent plus dure que vous ne le vouliez.
Que faire si l’autre se met en colère ou se braque ?
Ralentissez et répétez une fois le fait et la demande, sans ajouter de nouveaux reproches. Vous pouvez reconnaître la réaction (« je vois que cela vous contrarie ») sans retirer ce que vous avez dit. Si la conversation tourne en rond, proposez de la reprendre le lendemain.
Comment s’entraîner à une conversation difficile avant de l’avoir ?
À voix haute, et si possible avec quelqu’un qui vous répond. Un ami peut jouer l’autre personne, ou vous pouvez utiliser une application d’entraînement. Dans SayNow AI, vous choisissez un scénario, l’IA tient le rôle d’en face dans une conversation vocale, puis vous recevez une note et des pistes d’amélioration.