離職面談問題：15 個實用問題、追問與示範回答

先從員工的離職原因開始，再逐步了解促成這個決定的相關情況。以下 15 個問題是建議的提問方向：選擇符合員工職務的問題，不要把整份清單當成必須照著問完的腳本。

加州大學柏克萊分校的離職面談指引說明了如何蒐集離職原因、工作與主管相關經驗、具體建議，以及員工意見回饋中的共同模式。依照這個範圍提問，讓談話聚焦。

最好的離職面談問題能區分已發生的事情與可能的改善方向。先問主要問題，聽完回答後，只有在追問有助於釐清時才進一步詢問。如果員工已經說明某個問題，就先表示理解，不要換個主題又要求對方重複說明。

範例：Maya 即將離開專案協調員的職務。訪談人 Sam 深入詢問幾個問題，並在結束前確認摘要內容。

Sam： 我正在蒐集對這份職務與可能改善方向的意見。我想做筆記，整理成 HR 摘要，並和部門主管討論流程調整。開始前，你有沒有想先確認筆記內容或閱讀對象的地方？

Maya： 我可以談工作流程。我希望摘要送出前能先確認措辭。

Sam： 我們最後一起檢視。哪些因素最影響你離職的決定？

Maya： 我想承擔更多責任。我負責協調各項發布，但無法決定是否調整期限。

Sam： 你能帶我了解一次因此出問題的發布嗎？

Maya： 九月那次發布中，兩個團隊都更改了交付日期。我詢問誰能核准修訂時程，但在通知客戶前一直沒有收到決定，所以我發出的通知裡寫了一個無法確認的日期。

Sam： 結果如何？

Maya： 我隔天只好更正通知，也因此得把同一份報告做兩次。

Sam： 怎樣的做法會有幫助？

Maya： 指定一位可以核准時程變更的人，並在對方不在時安排代理人。

Sam： 這只發生在那次發布，還是其他地方也有類似情況？

Maya： 另外兩次也發生過。我可以描述那兩次，但不知道其他協調員是否也有相同經驗。

Sam： 了解。有哪些做法應該保留？

Maya： 每週的跨團隊進度會議。即使核准進度很慢，這個會議也幫助我們及早發現變動。

Sam： 我的摘要是：你希望有更多決策權；你參與的三次發布中，核准權責不明；每週的進度會議則很有幫助。你建議指定一位核准人，並安排代理人。這樣有完整表達你的意思嗎？

Maya： 有。請清楚說明我談的是自己參與的專案，不是整個部門的情況。

Sam： 我會把這個範圍寫清楚。我會提議和部門主管檢視核准流程；這是下一步，不代表一定會採用你建議的架構。還有其他想補充的嗎？

這段對話把「我缺乏責任感」轉化為具體的決策問題，也保留了有效的做法，並將 Maya 的觀察與對其他員工的臆測區分開來。

先沿用員工的措辭，再提出自己的說明。好的離職面談問題會為訪談者意料之外的回答留下空間。「問題出在你的主管嗎？」太早限縮了回答；「工作中哪個部分讓你覺得困難？」則能讓對方提出多種解釋。

用最精簡的追問釐清疑問。如果你已了解事件，就詢問它造成的影響；如果你已了解影響，就問什麼做法會有幫助。積極聆聽練習指南提供一些練習，協助你在回應前先重述說話者的重點。

準備一個事件、它對工作的影響，以及一項請求或建議。SBI 回饋模型能幫助你整理情境、行為與影響。再加上你建議的改變，但不要暗示自己知道別人的意圖。

以下四個改寫範例保留了原本的疑慮，同時讓內容更容易理解。請依照你的實際經驗調整；整理過的回答仍應聽起來像你會說的話。

實習離職面談問題應了解實習生學到了什麼、指導方式如何，以及還有哪些工作需要交接。短期實習可能不足以評估職涯發展，但能看出工作指派與支援是否讓學習成為可能。

可以用以下問題取代不適合這段實習經歷的提問：

• 你學會了哪些一開始還不會做的事？ 追問：哪項工作最能讓你獲得有用的練習？
• 指示與預期成果是否清楚？ 追問：有哪些時候，你必須猜測怎樣才算完成得好？
• 遇到困難時，你如何找到協助？ 追問：是否有指定的聯絡人，或清楚的求助方式？
• 哪些回饋改變了你處理工作的方式？ 追問：是什麼讓這些回饋能派上用場？
• 有哪些工作或文件需要交接？ 追問：誰需要了解相關背景才能接手？
• 你會為下一位實習生做哪些改變？ 追問：他們第一週應該收到什麼？

回答範例：「研究工作幫助我比較客戶需求，但我不知道研究結果會如何運用。如果開始前能先看一份完成的簡報，我就更容易判斷哪些細節最重要。」

將學習檢視與專案結案分開處理。尚未完成的工作應記下負責人與交接位置；指派內容不清楚，則記錄為對指導方式的意見回饋。若實習期間曾在不同團隊工作，請詢問各團隊有何差異，不要只給一個掩蓋差異的整體評分。

蒐集敏感細節前，先說明筆記的預定用途、預計提供給哪些人，以及還有哪些事項需要確認。詢問員工願意討論到什麼範圍。不要承諾自己無法提供的匿名或保密。

記錄時要清楚區分三件事：員工的說法、你的摘要，以及任何建議採取的行動。像「員工描述自己參與的專案中有三次延遲核准決策」這樣的摘要，比「管理造成員工離職」更精確。後者加入了談話尚未證實的結論。

開始談話時，可以使用簡短的確認清單：

• 說明蒐集意見回饋的原因與預定對象。
• 說明你打算如何記錄，並詢問筆記涵蓋範圍。
• 邀請員工在提供細節前，先提出有關資訊分享的問題。
• 列出需要查證的事項，不要猜測答案。
• 提議重述重點，確認內容是否正確。

如果員工分享細節後要求限制其使用範圍，先暫停並釐清對方的意思，再繼續談話。說明你能怎麼處理，以及哪些事項仍不確定。如果某項疑慮需要透過其他流程或聯絡對象處理，請依照你的職責說明下一步，不要試圖透過更多提問當場解決。員工也可以問：「這會以我的原話記錄，還是記成你的摘要？」

使用 SayNow AI 練習大聲說出一項難以表達的職場意見回饋。選擇相關情境，例如績效檢討，或是能協助你整理回應的架構。先從你能清楚描述的事件開始，說明造成的影響，最後提出可實際執行的請求。這是為你正在準備的談話所做的一般溝通練習。

在 SayNow AI 的練習流程中，你先開口說話，AI 會以語音回覆，接著你再回答追問。對話結束後，你會收到評分，以及針對流暢度、內容結構、情境契合度與目標達成度的文字建議。

運用這些回饋，為下一次練習選擇一項改變：縮短背景說明、明確提出請求，或在回答較具挑戰性的追問前先停頓。記住這項單一改變，再重複練習。訪談者也能用相同方式練習以中立態度釐清問題。從績效檢討情境開始，練習你需要應對的意見回饋對話。

結束前先確認摘要，再決定哪些事項需要檢視、採取行動或取得更多資訊。一個人的說法可以指出具體問題，但無法說明這個問題有多普遍。和他人討論時，請清楚標示其適用範圍。

談話後使用這份工作表。將觀察到的細節與建議分開，避免把看似理想的解決方案誤認為已達成共識的決定。

主題：
員工的例子：
對工作的影響：
哪些做法有效，應予保留：
改善建議：
仍需取得的資訊：
建議採取的行動或檢視事項：
後續步驟負責人：
檢視進度的日期：
與誰確認摘要正確性：

範例：主題是核准權責；員工描述了時程決策延遲；建議的下一步是檢視核准人與代理人的指派方式。指定一位負責安排檢視的人。可能的結果是建立更清楚的核准流程，但在相關決策作成前，應將其記為提案。

完成筆記前，刪除缺乏根據的概括說法，保留有用的正面回饋，並區分行動負責人與只是在談話中被提及的人。如果多場談話都提到類似障礙，應先比較實際例子，再判斷它們是否屬於同一個問題。

選擇一小組離職面談問題，準備中立的追問，並為員工自己的優先考量留出空間。你的下一步是整理清楚的摘要，並指定一位負責檢視最值得採取行動問題的人。