職場のコミュニケーション例:メール、会議、フィードバック、クライアント対応

「職場のコミュニケーション」という言葉は曖昧に聞こえるかもしれませんが、実際には6つの共通する状況に帰着します。メールを書く、会議を進行または参加する、フィードバックを与え受け取る、進捗報告を送る、プレッシャーの下で境界線を守る、クライアントや顧客と直接対話する。これらの状況ごとに、効果的な職場のコミュニケーション例は異なって見えます。なぜなら、リスク、相手、形式がすべて「明確でプロフェッショナル」の意味を変えるからです。

よく引用されるエコノミスト・インテリジェンス・ユニット(Lucidchartが依頼)の研究は、職場のコミュニケーション不良による年間の従業員1人当たりのコストは6万2000ドル以上の無駄な時間と手直しであると述べています。この数字は抽象的な統計に過ぎないと簡単に考えることができますが、メールで済ませられたはずの会議に出席したり、進捗報告を3回書き直したりして、重要な1文が埋もれてしまった経験があれば、その重要性が理解できます。解決策は、コミュニケーション・スタイルの全面的な見直しではありません。目の前の状況に対応する、具体的で実行可能な表現を用意することです。このガイドの残りの部分では、それをご説明します。

実は、職場のコミュニケーションのほとんどはメールで行われており、メールではトーンを間違えやすい場所でもあります。二行のメッセージでは、話し言葉では問題ない曖昧さが、逃げたり、ぶっきらぼうに見えるからです。以下の4つの状況は、多くの人が困る瞬間をカバーしています。

会議は口頭ですから、メールで自信があるように見える同じ言葉は、練習していないと実際に話した時には平坦で不安定に聞こえるかもしれません。以下のコミュニケーション例は、予想外の瞬間をカバーしています。

実際には、フィードバックは多くのプロフェッショナルなコミュニケーション例が崩壊する場所です。本物の問題を曖昧さに和らげるか、それか本当にそれを攻撃のように着地させるほど率直に述べるという本能があります。以下の例は、その中間を目指しています。

進捗更新は、明確なビジネスコミュニケーションが最も重要で、最初に犠牲にされます。通常、人々は自分たちがしたすべての再生を既定するからです。読者が実際に知りたい:これはオンスケジュールですか、何か注意が必要ですか。

職場で境界線を引くことは、プロフェッショナルなコミュニケーション例の中で最も実行するのが難しい一つです。ほとんどの人は、余分な仕事を引き受けて譲歩するか、非協力的に聞こえる方法でプッシュバックするかのどちらかです。以下の例は、どちらもなく線を保ちます。

クライアントや顧客とのやり取りは、内部のやり取りより重みがあります。関係や契約が危険にさらされることがあるからです。これらはより高いステークスのプロフェッショナル・ビジネス・コミュニケーション例です。よく処理されても、メッセージ自体が不幸なことが多いからです。

プロフェッショナル・ビジネス・コミュニケーション例を読むことは、パターン一致に役に立ちます。でも、ほとんど誰も最初から新しいスクリプトを自然な音で発しません。クライアントまたはマネージャーが返答を待っている実際のプレッシャーがあります。スクリプトを読むことと、それをスムーズに配信することのギャップは、多くの人が困る場所です。何を言うべきか知っているのではなく、躊躇したり、リハーサル済みのように聞こえずにそれを言うことができます。

これは実際の会話の前に、声に出して練習することで、最も大きな違いが生まれます。SayNow AIは、クライアントアップデートの大変なやり取り、マネージャーとの境界設定会話、与えるのが緊張する意見など、正確な状況を実行し、実際の人が対応するような会話パートナーとAIを対話させることができます。実際のやり取りが重要なので、スクリプトの実際のバージョンがどのように聞こえるかを事前に聞くことができます。本当に難しい会話を何回も実行することは、通常、別の10の例を読むことより、あなたの自信のためにより多くのために行きます。

これらの状況全体のパターンは同じです。何が起こったかについて具体的にしてください。あなたが実際に何を望んでいるかを述べてください。そして、他の人に実際の次のステップを与えてください。一度その構造があなたの考えになれば、あなたの前にあるメール、会議、またはクライアント通話にそれを適応させることは、毎回白紙から始めるより速くなります。