職場での悪い知らせの伝え方：実際の会話のためのスクリプト

悪い知らせと否定的フィードバックは、どちらも口に出すのが不快という理由で一緒にされることがありますが、それらは同じ問題ではありません。否定的フィードバックは、仕事や行動が期限に遅れた、デッキに誤りがあった、会議での口調など、基準を下回ったことを誰かに伝え、その人の次の行動を変えることを目的としています。悪い知らせは異なります。それはすでに決定された事実です。遅延、予算の削減、契約の解約、リクエストの却下です。相手はその結果を変えることができません。相手ができるのは、それを受け入れ、その後何が起こるかを理解することだけです。

この区別が重要なのは、会話が何をする必要があるかを変えるからです。否定的フィードバックの会話は、相手が次のステップにコミットすることで終わります。悪い知らせの会話は、相手が何が起きたのか、なぜそれが起きたのか、そして彼らにとってその後何が起こるのかを理解することで終わります。たとえその最後の部分への答えが「彼らが望んでいたよりも少ない」であっても。すでに最終的な決定について「次に何をすべきかをあなたはどう思いますか」と尋ねながら、悪い知らせの会話をフィードバック会話のように実行しようとするのは、不正直に見えます。それは投票の対象ではないものについてのいくつかのいくつかを意味するからです。

このガイドのスクリプトは、職場で出てくる悪い知らせの範囲をカバーしています。クライアントにタイムラインがずれたことを伝えたり、チームに予算またはロールが削減されたことを伝えたり、ステークホルダーに取引が失敗したことを伝えたり、リクエストまたは提案を拒否したり、自分のマネージャーへの誤りまたはミスを上向きに報告したりすることです。代わりに、誰かのパフォーマンスや行為についての会話に直面している場合、構造は近いですが、目標は異なり、仕事の選択肢を間違えて使う前に、最後のセクションの違いを読む価値があります。

ほとんどのガイドは悪い知らせを伝えることをこれらすべての1つのスキルとして扱っており、これはそこにあるアドバイスの多くが曖昧なままである理由の一部です。クライアントに立ち上げがずれたことを伝えるために構築されたスクリプトは、両方が同じ最初の文で始まるにもかかわらず、従業員にそのロールが削減されたことを自動的に伝えるためには機能しません。

会話の数分前は、一度会話に入ったら何を言うよりも結果の多くを決定します。準備不足のまま悪い知らせの会話に急ぐことは、言葉そのものではなく、その後に続く曖昧さと曖昧なタイムラインで、ほとんどの損害が起こるところです。

これはほとんどのガイドがスキップします。以下は、ほぼすべての職場の悪いニュース、遅延、カット、拒否、キャンセルされた取引に使用できる構造です。あなたの特定の状況に適応します。それはあなたがクライアント、チーム、または自分のマネージャーに伝えているかどうかに関わらず機能します。問題の形が毎回同じであるため、ニュースを述べ、理由を簡潔に与え、次に起こることについて具体的にしてください。

すべての悪いニュースが会議を必要とするわけではなく、マイナーな遅延のために1つを強制することはより状況が要求するよりも劇的に読むことができます。しかし、悪いニュースをよく書くことは、それを大声で言うのと異なるスキルです。なぜなら、トーンがそれを和らげる方法はなく、相手の反応を読んで調整する方法がないからです。

スクリプトはあなたを最初の30秒を通すようにしてください。その後何が起こるのか、質問、反発、沈黙は、誰か他の人の反応を完全に固定する方法がないため、ほとんどの人が最も準備不足のように感じるところです。

悪いニュースが何度も現れる習慣をいくつか損傷させるのは、ニュースそのものよりも信頼をさらに削減するのです。

長いメッセージの中央にニュースを埋める。誰かが立ち上げが滑ったことを発見するために3つの段落のコンテキストを読む必要があるなら、彼らは遅延そのもの以上に埋めることを覚えるでしょう。損失回避についての研究は、ダニエル・カーネマンとアモス・トヴェルスキーの人々が等しい利益よりも重く損失をどのように重みをかけるかについての仕事に遡ります。それを掘り下げるだけがそれを複合化します。

決定を述べる代わりに、説明を説明する。一連の長い正当化は、決定を報告するのではなく、決定を自分で議論するように聞こえ始めることができます。これはあなたが避けようとしていたちょうどその交渉を招待します。

ニュースを柔らかくして不明にしてください。「タイムラインに変更があるかもしれません」立ち上げが、事実上、すでに6週間移動したとき、相手に過度に情報を与え、彼らが後で実際のスコープを学ぶときより動揺します。

間違ったチャンネル経由でそれを提供する。会話が不快に感じるために、メールで配信されたレイオフまたはキャンセルされた契約が、もう一度あなたが彼らに直面することを避けたかったことを正確に相手に伝え、彼らは注意します。

理由をリハーサルしますが、オープニングラインではなく。ほとんどの人は悪いニュースを準備するのは、彼らが決定を正当化する方法をリハーサルし、それを実際に配信する文をリハーサルするのをスキップします。これは後方です。最初の行が、会話の残りがしっかりしたフッティングで開始するかどうかを決定する部分であるため。

フォローアップをスキップしてください。悪いニュースが一度配信され、再検討されないのは、何も変わったかどうか人々を推測させる。次に合意されたタッチポイントで短い更新でさえ、小さい更新でさえ、難しい会話をそれを生き残った関係に変える。

このガイドのスクリプトは、結果がすでに決定されており、相手が評価されていない悪いニュースのために構築されています。遅延、予算削減、失われた取引、拒否されたリクエスト。特定の従業員とのレイオフの会話は、ここでカバーされていることを超えて行く法的および感情的な重みを運びます。パフォーマンスレビューは完全に異なる演習です。単一の決定された結果を報告するのではなく、時間の経過とともに誰かの仕事を評価することについて構築されたものです。これらのいずれかが実際に直面しているのであれば、従業員との難しい会話をしたり、否定的なフィードバックを与えたりするために特に構築されたガイドが、ここでカバーされている悪いニュースを伝えるための一般的なスクリプトよりも状況に適合します。

これらのすべてが共有するのは、同じ根本的な規律です。難しい部分を最初に述べ、説明を短く保ち、相手が推測するままにするのではなく、次に起こることについて具体的にしてください。悪いニュースをよく伝える方法を知ることは、ニュースを聞くのを簡単にしませんが、相手側のテーブルの人が、失望の上に混乱の代わりに明確さで立ち去ることを意味します。

正しく得るのが最も難しい部分は構造ではなく、それが実際の会話が起こる前に準備する最初のライン、平らなニュースのステートメント、短い理由、具体的な次のステップを実際に最初に言うのです。SayNow AIを使用すると、その正確な瞬間をリハーサルすることができます。実際の会話が起こる前に練習した版は、圧力下で即興した版ではありません。