ネガティブフィードバックの与え方：マネージャーと同僚向けの具体的な台本

ネガティブフィードバックは、誰かの仕事、行動、または成果が必要だったものに満たなかったことを伝えるメッセージです。これは広い範囲をカバーしています。事実に誤りのあるレポート、期限の遅れ、会議でのトーンが他の人をシャットダウンしている、すでに一度フラグを立てられたにもかかわらず改善されていない仕事のパターン。これらすべてに共通するのは、同じ基本的な不安感です。あなたは相手が聞きたくないことを言おうとしており、それがあなたに対する彼らの感情をどのように変えるか分からないという実際の可能性があります。

この不安感がまさに多くの人々が曖昧な言葉を使わない理由です。「今後、この点を改善できないか見てみましょう」は「過去2つのクライアントプレゼンは価格設定エラーがありました」と言うよりも安全に感じられますが、相手が具体的に何を変える必要があるか分からないため、ほぼ無用です。フィードバック回避に関する研究は一貫して同じパターンを示しています。マネージャーは、従業員が直接的で具体的なフィードバックをどの程度望んでいるかを過小評価し、それがどの程度関係に損害を与えるかを過大評価しています。ジャック・ゼンガーとジョセフ・フォークマンによる2014年のハーバード・ビジネス・レビュー分析は、数千人の従業員からの調査データに基づいており、ほとんどの人は是正的なフィードバックを称賛よりも彼らの成長に役立つと評価していることを発見しました。ただし、明確かつ尊重を持って伝えられている場合に限ります。

恐怖は不合理ではありません。粗悪に伝えられたネガティブフィードバックは信頼を損なわせます。しかし修正は、メッセージを消えるまで柔らかくすることではありません。あなたが自分の神経を管理しながら言葉遣いを即興していない準備ができた構造を持つことです。

会話の成否は、口を開く前に行った決定に基づいて決まります。わずか数分の準備は、その場での巧みな言葉遣いよりも結果を大きく変えます。

これは、ほとんどのガイドがスキップする部分です。以下は、あなたの状況に合わせて、ほぼそのまま使用できる4部構成の構造です。マネージャーがダイレクトレポートに話しかけているか、ピアが同僚に何かを知らせているかに関わらず機能します。これは、建設的なフィードバックではなく純粋にネガティブなのではなく、人々が建設的なフィードバックを与える方法を検索するときの意味でもあります。基本的な構造はほぼ変わりません。

上記のスクリプトは、人をランク付けするかどうかに関わらず同じように機能しますが、従業員にネガティブフィードバックを与えるマネージャーは、部屋に力の違いがある場合でも、使用していないと感じたとしても、追加の重みを持ちます。実際に求めているのが、関係を悪化させることなく従業員に建設的なフィードバックを与える方法である場合、権威を持っている人向けに特に調整がいくつかあります。

十分に配信されたスクリプトでさえ、防御的な反応を得ることがあり、ほとんどの人は初めてそれが起こるときに凍ります。なぜなら彼らはそれを計画していなかったからです。事前に準備ができた数行を持つことは、会話が脱線するのを防ぎます。

信頼を構築する代わりに信頼を損なわせるフィードバックで何度も繰り返される少数の習慣があります。

1つの会話に複数の問題を積み重ねる。フィードバックを数週間避けている場合、一度にすべてをアンロードしたくなります。相手はそれを個別の、対処可能なポイントのセットではなく、待ち伏せとして聞きます。今最も重要なものを選択し、残りのために別の会話をスケジュールしてください。

メッセージが消える場合があります。「これは何もないと思いますが、多分考慮してください...」非常に柔らかいため、多くの人々はあなたがネガティブフィードバックを与えていなかったことを後で気付きます。パターンが変わらず、あなたはそれが対処されなかったことに不満を持っています。

他の人の前でフィードバックを与える。温かいメモでさえ、観客がいると悪く着陸します。相手は、あなたが言ったことを処理する上で、同僚の前でどのように見えるかを管理する必要があるからです。短時間であってもプライベートな設定に保存してください。

特性言語の代わりに行動言語を使用する。「あなたは不注意です」は人を説明し、防御的な反応を促します。「最後の2つのレポートは、送信する前に私たちがキャッチしたエラーがありました」は何が起こったか説明し、相手が変更する具体的なものを与えます。

フォローアップをスキップします。一度配信され、再度見直したことのないフィードバックは、実際に重要ではなかったことを相手に教えます。事実のショートチェックインは、単一の難しい会話を実際の行動の変化に変えるものです。

このガイドの台本は、単一の特定のネガティブフィードバック、期限の遅れ、配信可能なエラー、会議のトーンの問題用に構築されています。これは、実施、レイオフ、または2人の間の継続的な紛争についての困難な会話と同じものではありません。これらは利害関係がより高く、通常、より長い滑走路と完全に異なる構造が必要です。これもまた、複数のテーマをカバーする1つの特定のインスタンスではなく、より長い期間をカバーする完全なパフォーマンスレビューではありません。

直面している問題が過去数日間の単一の命名可能な行動である場合、上記の4部構成のスクリプトが正しいツールです。マネージャーをより難しい会話の完全なカテゴリーのために準備するための繰り返しプログラムを構築している場合、またはさまざまな関係と状況全体で言葉遣いの銀行を探している場合、それらは独自のアプローチの価値がある異なる問題です。すべての3つに共通するのは、同じ基本的な規律です。特定の行動に名前を付け、その効果を述べ、トーンだけで通り抜ける希望ではなく、次のステップに着陸します。

ネガティブフィードバックをよく与える方法を学ぶ最も難しい部分は構造を理解していません。オープニングの行を最初に意図したよりも揺らぐことなく声に出して言うことです。SayNow AIを使用すると、その正確な瞬間、特定の言葉遣い、一時停止、反発への応答を実際の会話が起こる前に練習できるため、配信されるバージョンは、あなたが即興したのではなく、あなたが練習したバージョンです。